Page 123 - Володимир Пахомов

Ясність викладу, точність опису – це дві тiсно пов'язанi між собою
вимоги до тексту документа, між якими існує такий зв’язок: чим глибше
проникаєш у суть справи, тим точніше про неї висловишся. Ясність за-
безпечується точним добором потрібного слова, терміна, вдалим виділен-
ням і наголошенням основної думки i т.д.
Переконливість викладу забезпечується обґрунтуванням (аргументу-
ванням) висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю
в добоpi фактів i цифрових даних.
Діловий папip повинен бути коротким, у ньому мусять
знайти відображення лише основні, найважливіші поло-
ження й аргументи; все інше оформляється окремими
додатками. Не слід забувати, що психологічні докази ма-
ють неабияку силу переконання.
Лаконічність викладу досягається добрим обдумуванням змісту до-
кумента, складанням його плану, добором аргументів. Лаконічним є та-
кий документ, в якому немає зайвих або “порожніх” слів, повторень, роз-
тягненої, багатослівної аргументації, плутанини в деталях та ін.
Стислість і чіткість викладу створюється за рахунок правильного
компонування документа: кожний аспект питання повинен займати певне
місце в його логічній структурі та не збігатися з іншими аспектами. Ба-
жано, щоб кожен аспект змісту виділявся в окремий невеликий абзац, що
виражає закінчену думку.
Типізація мовних засобів, стандартизація мови ділових паперів –
одна з найактуальніших проблем діловодства.
У ряді спеціальних досліджень з цього питання вважається доцільним
для кожного конкретного виду документа розробити певну схему побудо-
ви тексту й ввести її в інструкцію, узаконивши тим самим типізовані мов-
ні засоби як оптимальний варіант. Це повинні бути готові, перевірені ба-
гаторічною практикою, широковідомі словесні формули.
Процес читання документа – це процес пошуку потрібної iнфоpмацiї.
Він здійснюється за так званими ключовими словами й типізованими зво-
ротами. Ключові слова дозволяють визначити вид документа: наказ, по-
станова, довідка; гарантуємо – у гарантійному листі, надсилаємо – у
супровідному листі.
Стандартизація мови службових документів дає можливість скороти-
ти кількість зайвої iнфоpмацiї, а цим самим підвищити загальну культуру
діловодства.
Традиції ділового мовлення мають важливе значення. Слід підтриму-
вати ті, які допомагають висловити думку чіткіше, послідовніше, повніше
i коротше.
Нормативність мовних засобів ділового стилю – обов’язкова вимога.
Мова ділових паперів повинна відповідати нормам
сучасної україн-ської літературної мови.
Найголовнішим проявом етикету ділових паперів є пере-
конливість документа.

107