Page 110 - Володимир Пахомов

Сучасні комп’ютери дають змогу відмовитися від зберігання докумен-
тів (якщо це роблять тільки з метою збереження інформації, яка міститься
в них). Будь яка інформація може бути зафіксована у пам’ять комп’ютера
і при потребі практично негайно представлена на екрані або виведена
на друкуючий пристрій.
Досвід закордонних країн свідчить, що застосування комп’ютера не
виключає потребу зберігання значної кількості документальних джерел.

7.8 Контроль за станом документаційного забезпечення
управління

З метою підвищення оперативності роботи апарату управління і від-
повідальності працівників за доручену справу керівник підприємства
(структурного підрозділу) здійснює контроль за станом документообігу.
У процесі контролю використовуються такі методи:
Об’єкт контролю Метод

Наявність і виконання інструкцій Вибіркова перевірка виконання основних
з документаційного забезпечення вимог інструкцій.
управління.
Наявність і виконання посадових Вибіркова перевірка виконання основних
інструкцій секретарем-діловодом вимог інструкції. Відсутність конфліктів
і інспектором з контролю вико- зумовлених неправильним розподілом фу-
нання та іншими працівниками нкцій.
діловодства.
Наявність і використання бланків, Перевірка оформлених основних видів до-
якість оформлення документів. кументів.

Оперативність документообігу. Перевірка картотек, журналів і документів
з погляду наявності позначення про вико-
нання і додержання строків проходження
документів в апараті управління, що затри-
мують проходження документів.
Наявність і використання картко- Перевірка картотеки.
вої системи реєстрації документів
Додержання виконавської дисци- Виявлення динаміки зниження (збільшен-
пліни. ня) питомої ваги документів, строк вико-
нання яких не витримано, у загальному
обсязі виконаних документів (по підпри-
ємству в цілому, підрозділах, виконавцях),
а також причин, що затримують виконан-
ня документів.
Наявність і використання номен- Перевірка наявності справ, передбачених
клатури справ. номенклатурою і не врахованих справ,
правильності ведення їх.

94