Page 105 - Володимир Пахомов

Усі документи, що надійшли, керівник після розгляду (щодня у вста-
новлені години) направляє виконавцям або повертає у канцелярію (секре-
тареві). Ні за яких умов керівник не повинен залишати документи у
себе.
Копії документів, витяги з них, вирізки з періодичних видань, чернет-
кові макети доповідей і повідомлень, інші подібні матеріали зберігають
на робочому місці керівника. Для того, щоб ними можна було користува-
тися, їх систематизують, що забезпечує оперативний пошук їх.

7.4 Робота з внутрішніми документами і тими,
які відправляють

Документи передають керівнику повністю підготовленими для пі-
дписання або затвердження їх. Виконавець зобов’язаний перевірити
текст, оформлення документа, наявність необхідних віз і додатків.
При передаванні документів керівнику до них слід додавати матеріа-
ли, необхідні при розв’язанні поставлених у документі завдань.
На підпис керівнику передають один (перший) примірник внутріш-
нього документа (наказ, інструкція, вказівка), перший і другий примірни-
ки документів, які відправляють. Підписуючи документ, керівник пови-
нен мати той його примірник, на якому є візи, грифи погодження.
Усі документи у встановлений час передають на підпис (затверджен-
ня) керівнику через канцелярію (секретаря), де перевіряють правильність
оформлення їх. Також у встановлений час керівник повертає підписані і
розглянуті ним документи.
Час передавання документів керівнику і повернення їх повинні
знати всі працівники апарату управління. Так, всі документи, що на-
дійшли для підпису до 13 год., керівник має повернути до 17 год. і у той
же день їх слід відправити. Документи, що надійшли після 13 год., повер-
тають до 10 год. наступного дня і у цей же день відправляють адресатам.
Внутрішні документи і ті, які відправляють, керівник розглядає, як
правило, з метою підписання і затвердження, а також прийняття рішень.
Для підпису керівнику передають тільки ті документи, що відправля-
ють, зміст і значення яких виходять за межі компетенції керівників під-
розділів, де їх було виготовлено. Слід прагнути до того, щоб значну час-
тину документів, які відправляють, підписували від імені підприємства
керівники структурних підрозділів. Деякі документи інформаційного, до-
відкового або аналітичного характеру можуть підписувати виконавці, як-
що порушені в них питання не виходять за межі їхньої компетенції згідно
з посадовими інструкціями та іншими документами.
Керівники ряду підприємств підписують від 5 до 15% загальної
кількості документів, що відправляють. Основне листування на цих
підприємствах здійснюють безпосередньо структурні підрозділи і відпо-
відні документи підписують їхні керівники.

89