Page 106 - Володимир Пахомов

7.5 Робота з кадровою документацією

У невеликих установах, організаціях і на підприємствах, що не мають
кадрових служб і працівників, документацію по кадрах нерідко веде ке-
рівник.
Основні документи, які утворюються у процесі роботи з кадрами, та-
кі: накази щодо особового складу, особові картки, довідки, анкети, заяви,
особисті документи громадян – дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва
та ін. Документи керівників і спеціалістів формують в особові справи.
Для підприємств і організацій (крім колективних господарств, господар-
ських організацій і бюджетних установ) затверджено уніфіковану систему
первинної облікової документації, до складу якої входять документи з об-
ліку особового складу. До таких документів належать типові форми:
№ П–1 “Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу”;
№ П–2 “Особова картка”;
№ П–3 “Алфавітна картка”;
№ П–4 “Облікова картка наукового працівника”;
№ П–5 “Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу”;
№ П–6 “Наказ (розпорядження) про надання відпустки”;
№ П–8 “Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору”
та деякі інші.
Записки про прийняття, переведення і звільнення, що діяли раніше і
мали силу наказу, тепер не використовуються.
Наказ щодо особового складу є одним з найважливіших видів органі-
заційно-розпорядчої документації. У наказах щодо особового складу пун-
кти розміщують звичайно у такому порядку: призначення на посаду,
прийняття на роботу, переміщення, звільнення з роботи та ін.
Прізвища осіб у межах одного параграфа (пункту) наказу розміщу-
ють у алфавітному порядку і друкують великими буквами.
У кожному пункті рекомендується вказувати, які документи були
підставою для його видання.
Накази з особового складу візують, як правило, працівник кадрової
служби і юрисконсульт. Їх також можуть візувати й інші працівники.
При оформленні наказів необхідно додержуватися вимог і правил, що
забезпечують їх юридичну силу. Обов’язковими в них мають бути такі
реквізити: автор документа, назва виду, дата, індекс, місце видання, заго-
ловок, текст, підпис керівника установи (підприємства).
Підпис керівника на наказі свідчить про його згоду з усіма положен-
нями наказу.
Особову картку (П–2) заводять на кожного працівника при прийнятті
на роботу і використовують для аналізу складу і обліку кадрів. Картку
оформляють на основі представлених працівником документів (паспорта,
диплома, військового квитка, трудової книжки та ін.). В особовій картці
систематично відображають усі подальші зміни даних про працівника
(освіту, місце проживання та ін.).

90