Page 108 - Володимир Пахомов

нення до особового листка з обліку кадрів і заохочень; довідки та інші
документи, що стосуються цієї особи (крім довідок з місця проживання,
про стан здоров’я та інших документів другорядного значення, які гру-
пують окремо від особових справ). У межах зазначених груп документи
розміщують за хронологією.
Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища та ін. у
зв’язку з внесенням цих даних як доповнення до особового листка з облі-
*
ку кадрів у особову справу не вміщують.

7.7 Робота з документами власного архіву керівника

Усі документи, що надходять до керівника, незалежно від того, оригі-
нали вони чи копії, після підписання або затвердження стають офіційни-
ми документами.
Після виконання офіційні документи направляють у відповідну спра-
ву. Справи, які заводять в установі згідно з номенклатурою справ, збері-
гають до передання у відомчий архів у секретаря, в канцелярії або струк-
турних підрозділах.
Як правило, офіційні документи у керівника не зберігають. До ви-
конання їх зберігають у виконавця, після – в справі.
У процесі виробничої, громадської та творчої діяльності керівника
утворюється комплекс документів, що становлять його власний архів
(цей термін умовний, бо власний архів – це зібрання документів, що утво-
рилося у процесі виробничої, громадської та творчої діяльності керівника
і не належить до архівного фонду підприємства).
До власного архіву керівника, як правило, входять такі документи:
- копії деяких внутрішніх документів (наказів, актів, протоколів, до-
відок, службових і доповідних записок), які керівник вважає за не-
обхідне зберігати певний час на своєму робочому місці, а також ко-
пії деяких документів, виготовлені за його вказівкою (оригінали
або засвідчені копії цих документів зберігають у справах, що фор-
муються у підрозділах згідно з номенклатурою справ);
- копії деяких вихідних листів та інших документів, підписаних керів-
ником (засвідчені копії їх також зберігають у структурних підроз-
ділах);
- підготовчі і чорнові матеріали деяких документів;
- примірники текстів доповідей, довідок, службових записок та ін-
ших документів, у підготовці яких брав участь керівник ;
- власні документи (довідки, грамоти, характеристики, посвідчення,
дипломи) і документи власного походження (звернення, листи, ан-
кети) та ін.;
- різні публікації і матеріали до них;
- витяги і вирізки з періодичної преси і книг, фотографії;

*
Детальніше див.: Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид.,
перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000. – С. 118-119.
92