Page 109 - Володимир Пахомов

- документи творчої діяльності керівника (рукописи, малюнки, крес-
лення та ін.);
- власне листування;
- відгуки, рецензії, висновки тощо;
- робочі блокноти, зошити із записами зробленими під час відряд-
жень, відвідання виставок, експозицій, на засіданнях, нарадах;
- проспект виставок, інститутів, підприємств і подібні до них видання;
- переклади іноземних джерел;
- запрошення, проспекти семінарів, нарад та інші документи .
Звичайно можуть бути й інші документи, які не ввійшли у даний пере-
лік.
Документи власного архіву розподіляють за окремими групами
(комплексами). Їх систематизують за ознаками таких архівів:
1. Тематичний або предметно-запитальний (соціальний розвиток під-
приємства, застосування прогресивних технологій, форм організації пра-
ці, закордонні відрядження, громадська робота та ін.).
2. Авторський (кореспондентський) – документи міністерства і об’єд-
нання, НДІ, КСБ, проектних і громадських організацій, власні документи
та ін.
3. Хронологічний (документи розподіленні за певними періодами).
4. Номінальний (інструкції, рішення, накази, листи, проекти, кошто-
риси, договори, доповіді).
5. Географічний (по регіонах України, інших країн).
6. Алфавітний (у цьому разі використовують прізвища авторів, назви
установ і адміністративно-територіальних одиниць, об’єктів, предметів).
Іноді доцільно поєднувати кілька ознак, наприклад предметно-запи-
тальні з хронологічними, номінальні з авторськими.
Документи кожного комплексу зберігають в окремій справі (справах).
Кожна справа повинна мати заголовок, складений так, щоб виключити
можливість потрапляння однакових або аналогічних документів у різні
справи.
Документи власного архіву керівника нагромаджуються у справах
протягом кількох років у міру надходження документів. Для зберігання їх
рекомендується використовувати папки з механічними затискачами або з
клапанами, папки-реєстратори, конверти для документів формату А-4
(297 210). Не рекомендується застосовувати швидкозшивачі.
Для того, щоб визначити, у яку справу направити документ, необхідно
мати перелік справ, який складається довільно, і який зберігають у зруч-
ному для огляду місці (під склом, у робочому щоденнику, на внутрішній
поверхні дверцят шафи і т.д.). У переліку справ доцільно вказувати дату
початку кожної справи.
З нагромадженням документів пошук їх дедалі утруднюється. У разі
потреби доцільно використовувати комп’ютер або найпростіший дові-
дковий апарат-картотеку, яку не варто перетворювати в опис справи, а
подавати в ній лише найважливіші документи, що визначають зміст справи.

93