Page 104 - Володимир Пахомов

Сучасна організація управлінського процесу передбачає, що основна
маса (80-95%) документації має надходити безпосередньо у структур-
ні підрозділи або відповідальним виконавцям.
Така вище вказана практика не знижує забезпеченість керівників ін-
формацією, оскільки їм передають документи організацій, листи і заяви
трудящих, довідки, доповідні записки, огляди, що висвітлюють ті чи інші
сторони діяльності системи, а також інші документи з принципових пи-
тань діяльності організації, які містять необхідну для керівника інформа-
цію і потребують вирішення.
Ефективність попереднього розгляду документів повністю залежить
від того, хто його здійснюватиме. У міністерствах, відомствах, великих
об’єднаннях і на підприємствах цю роботу виконують спеціально при-
значені кваліфіковані працівники або помічники керівника, референ-
ти, завідуючі канцеляріями, загальними відділами та ін. У невеликих
організаціях цю функцію може виконувати досвідчений секретар.
Працівник, який виконує операції, пов’язані з розподілом доку-
ментів, повинен докладно знати функції установи та її підрозділів,
права і обов’язки провідних працівників, систему взаємостосунків,
що склалися між ними; мати високий професійний рівень, необхідні
навички, користуватися довірою керівника, мати певну інтуїцію.
Попередній розгляд документів в апараті управління можливий тільки
за умови детального розподілу функцій між підрозділами, прав і обов’яз-
ків між працівниками, зафіксованого у положеннях про підрозділи і поса-
дових інструкціях співробітників.
Документи, що надійшли на підприємство, слід розглядати у день
надходження і у той же день направляти виконавцям або повертати
секретареві (у канцелярію, загальний відділ, секретаріат). Безпосереднє
передавання документів від керівника виконавцю дасть змогу прискорити
обробку їх в апараті управління.
Як виняток, керівник може повернути документи наступного дня.
Якщо керівник відсутній, їх розглядає заступник.
Керівник підприємства повинен розглядати тільки зареєстровані до-
кументи і не розглядати ділові папери, передані йому під час відряджень,
приймання громадян, працівниками інших організацій до реєстрації їх.
Документи, що надійшли, передає керівнику тільки секретар. Час
передавання документів встановлює керівник за погодженням з сек-
ретарем. При цьому враховують час надходження пошти, умови роботи
організації, розпорядок робочого дня керівника, можливості діловодної
служби. Час повернення документів секретареві встановлюють таким чи-
ном, щоб у цей же день вони згідно з резолюцією були передані вико-
навцю.
У деяких організаціях кореспонденцію передають керівнику один
раз на день, як правило о 10-12 год., в інших – 2 рази на день – о 10 і
16 год. Телеграми, телетайпограми, термінові документи передають
керівнику негайно.

88