Page 103 - Володимир Пахомов

Керівник фізично не може розглянути всю кореспонденцію, що на-
дійшла сьогодні, розглядає її допізна ввечері, рано-вранці наступного дня.
З’являється нова кореспонденція і ще не розглянута вчорашня.
Створюється парадоксальна ситуація, при якій другорядні документи,
що безпосередньо надійшли співробітнику, виконуються у 2-3 рази шви-
дше, ніж важливі і термінові, які були направлені керівнику, а потім ви-
конавцю.
Нерідко 7-10 чоловік ознайомлюються із змістом документа ще до по-
чатку фактичного виконання його, що неправильно технологічно і не
ефективно. Керівник підприємства, його заступники, керівники підрозді-
лів нерідко двічі повертаються до розгляду одного документа: при надход-
женні його в апарат управління і через 10-12 днів після його руху “знизу
вгору” для підпису.
З метою уникнення зазначених недоліків і розподілу документів між
виконавцями, підрозділами та їхніми керівниками на підприємствах за-
проваджують попередній розгляд документів, у ході якого необхідно:
1) розподіляти документи між керівниками, начальниками структур-
них підрозділів, виконавцями з урахуванням основних критеріїв
оцінки їх змісту і забезпечення апарату управління необхідною і
достатньою інформацією;
2) визначати конкретних виконавців документів, керуючись розподі-
лом обов’язків, посадовими інструкціями, інструкціями з діловод-
ства, практики, що склалася, та ін.;
3) перешкоджати надходженню в апарат управління документів, ви-
конання яких не є його прерогативою;
4) визначати потребу реєстрації документів.
Попередній розгляд документів дає змогу:
• вивільнити керівника від вивчення документів, що не потребують
його уваги, а апарат управління – від документів, виконання яких
не входить до його функцій;
• скоротити документообіг, безпосередньо направляючи документи
виконавцям;
• підвищити оперативність роботи апарату управління скороченням
кількості пунктів обробки документів і часу перебування в них;
• знизити трудомісткість зменшенням кількості операцій взагалі і дуб-
льованих зокрема;
• поліпшити якість управлінських рішень, які приймають спеціаліс-
ти, що мають необхідну інформацію;
• підвищити відповідальність виконавців за вирішення документів,
що надходять;
• об’єктивно оцінювати можливості окремих виконавців, враховуючи
оперативність і якість запропонованих ними рішень;
• підвищити технологічність обробки документів;
• проводити комплексний аналіз документації, що надходить, з ме-
тою раціоналізації і скорочення її;
• контролювати стан діловодства і виконавської дисципліни у підві-
домчих установах.
87