Page 101 - Володимир Пахомов

Як уже зазначалось, правила складання й оформлення ОРД ґрунту-
ються на вимогах ГОСТ 6.38-90
Мета правил – забезпечити юридичне обґрунтування документів,
сприяти ефективному їх використанню і оперативному виконанню, ство-
рити передумови для машинної їх обробки, зменшити затрати праці і ко-
штів на документування і документаційне забезпечення, зберегти якість
документів як історичних джерел.
Щодо використання в управлінні розрізняють такі документи:
- офіційні;
- власні;
- особового походження;
- істинні;
- оригінали офіційних документів;
- дублікати;
- копії;
- витяги з офіційних документів.
ОФІЦІЙНИЙ – це документ, створений організацією або посадовою
особою і відповідно оформлений у встановленому порядку.
ПОСАДОВА – це особа, яка здійснює функції представника влади, або
займає посаду, яка вимагає виконання організаційно-розпорядчих або ад-
міністративно-господарських обов’язків.
ВЛАСНИЙ – це офіційний документ, який засвідчує особу людини і
(або) її права, обов’язки, а також службове або суспільне становище і міс-
тить інші відомості біографічного характеру. Наприклад, анкета, атестат,
диплом, довідка, свідоцтво, характеристика.
ДОКУМЕНТ ОСОБОВОГО ПОХОДЖЕННЯ – це документ, створе-
ний особою поза сферою її службової діяльності або виконання службо-
вих обов’язків. Наприклад, лист-звернення до керівника, депутата, скарга
та ін.
ІСТИНИЙ – це документ, відомості про час і місце створення якого та
(або) про автора, які містяться в самому документі або виявлені будь-
яким іншим шляхом, відповідають дійсності.
ОРИГІНАЛ ОФІЦІЙНОГО ДОКУМЕНТА – це перший або єдиний
примірник офіційного документа.
ДУБЛІКАТ ДОКУМЕНТА – це повторний примірник офіційного до-
кумента, що має юридичну силу оригіналу.
КОПІЯ ДОКУМЕНТА – це документ, який точно відтворює інформа-
цію іншого документа, а також всі його зовнішні ознаки чи частину їх.
ЗОВНІШНІ ОЗНАКИ ДОКУМЕНТА – це сукупність ознак, яка міс-
тить спосіб фіксування інформації, носій, фізико-хімічний стан, форму й
розмір документа, елементи його правового, діловодного, художнього
оформлення та нанесення знаків письма.
ВИТЯГ З ОФІЦІЙНОГО ДОКУМЕНТА – це копія офіційного доку-
мента, яка відтворює його частину і засвідчена у встановленому порядку.
Для оформлення документів використовують спеціальні бланки.

85