Page 102 - Володимир Пахомов

Більшість організаційно-розпорядчих документів оформляють на бла-
нках.
На чистих аркушах паперу можна складати другорядні документи, які
не виходять за межі організації.
Застосування бланків прискорює нанесення і сприйняття інформації,
скорочує трудомісткість робіт з документування, створює умови для ви-
користання технічних засобів обробки документів, підвищує культуру
роботи з ними.
Основні вимоги до бланків і порядок розробки їх визначено ГОСТом
6.38-90.
Бланки всіх видів виготовляють на основі поздовжнього і кутового ро-
зміщення реквізитів.

7.3 Робота з вхідними документами

При розгляді документів, що надходять, доцільно враховувати такі ре-
комендації.
Керівнику для розгляду слід передавати тільки найважливіші доку-
менти, в основному ті, які не можна використовувати без його вказі-
вки. На практиці їх кількість становить 10-15% від загальної кількості
документів, які надходять.
Практика, коли керівники розглядають усі документи, що надійшли,
негативно позначається на роботі апарату управління, оскільки при цьому
керівники розглядають другорядні документи, перетворюються у розпо-
ділювачів кореспонденції (розписують пошту).
При дедалі зростаючому обсязі інформації керівник великого підпри-
ємства, як правило, не має можливості приймати оптимальне рішення з
конкретного питання безпосередньо при одержанні документа.
Практика свідчить, що при первинному розгляді керівник приймає
рішення не більше ніж з 2% документів, що надійшли до нього. Внаслі-
док цього резолюції керівника не дають виконавцям нової інформації,
крім тієї, яка є у документах, і на процес підготовки рішень не впливають
(це резолюції, наприклад, “До виконання”, “Прошу розглянути”, “Розіб-
ратися” та ін.). Підготовка рішень, а також пошук шляхів і засобів реалі-
зації їх здійснюється працівниками апарату управління; підготовлені ни-
ми проекти санкціонує або відкидає керівник.
Щорічний документообіг на середньому або великому підприємстві
становить від 30 тис. до 300 тис. документів. Тим часом керівник здат-
ний сприймати протягом дня документну інформацію, обсяг якої не
перевищує 25-30 сторінок зв’язного друкарського тексту.
Деякі керівники наполягають на отриманні всіх документів, мотивую-
чи це бажанням бути максимально проінформованими. В умовах значно-
го обсягу інформації і при фізіологічно обмежених можливостях спри-
йняття її – ця вимога призводить до значних затрат праці керівників і
не сприяє кращій обізнаності.

86