Page 100 - Володимир Пахомов

РОЗДІЛ 7

РОБОТА КЕРІВНИКА З ДОКУМЕНТАМИ

7.1 Замість вступу

Дослідженнями встановлено, що керівники використовують для ро-
боти з документами 15-40% свого робочого часу, у тому числі 5-10%
на їх складання й оформлення. Значна кількість керівників змушена ро-
зглядати до 50 000 документів за рік (150-200 документів за день).
Раціональна організація роботи з документами дає змогу вивільнити
керівника від виконання рутинних операцій, скоротити витрати праці та
коштів на обробку документів, підвищити відповідальність працівників
апарату управління за виконання своїх обов’язків, поліпшити інформа-
ційне забезпечення і якість управлінських рішень, підвищити їх оператив-
ність.
У процесі роботи з документами керівник виконує операції, які мож-
на умовно об’єднати у такі групи:
- складання й оформлення організаційно-розпорядчих документів;
- розгляд документів, що надійшли;
- розгляд внутрішніх документів і тих, які відправляють;
- ведення власного архіву;
- контроль за станом документаційного забезпечення управління.

7.2 Загальні правила складання й оформлення
організаційно-розпорядчих документів

Керівники різних рівнів у своїй роботі використовують різного роду
документи: технічні, конструкторські, кадрові, фінансові, звітно-статис-
тичні та інші.
З метою раціоналізації документів, пристосування до обробки засоба-
ми обчислювальної техніки здійснено їх певну уніфікацію і стандартиза-
цію.
Основу документаційного забезпечення діяльності керівника станов-
лять організаційно-розпорядчі документи (ОРД), які забезпечують про-
цес розпорядчої і виконавчої дисципліни (за нашою класифікацією сюди
насамперед відносяться документи щодо особового складу, інформацій-
но-довідкові, організаційні, розпорядчі, обліково-фінансові або в першу
чергу такі види документів: постанови, розпорядження, накази, вказівки,
рішення, анкети, протоколи, довідки, доповідні, пояснювальні записки,
положення, статути, інструкції, зведення, доповіді, огляди, листи, телег-
рами, договори, плани, звіти, списки та ін.).

84