Page 62 - 4330

Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли
за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи
тощо), — двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб
розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб.

Наприклад:
Директор підпис ініціали (ініціал імені), прізвище
Головний бухгалтер підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові
посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ,
наприклад:

Заступник Міністра оборони Заступник Міністра юстиції
України України
Підпис Ініціал(и), прізвище Підпис Ініціал(и), прізвище
Відбиток гербової печатки Відбиток гербової печатки

Документи колегіальних органів (постанови, ухвали, протоколи та ін.)
підписують дві особи – голова та секретар колегіального органу, наприклад:

Голова правління Особистий підпис Ініціал (и), прізвище
Секретар правління Особистий підпис Ініціал (и), прізвище

Розпорядчі документи колегіальних органів, що видаються на основі
єдиноначальності, мають один підпис.
При підписанні документів членами комісій зазначаються не посади осіб, що
підписали документи, а їх обов’язки в комісії:

Голова комісії Особистий підпис М. П. Роговий
Члени комісії Особистий підпис В. С. Смирнов
Особистий підпис Р. К. Луговий

У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали
(ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її
обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада,
ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять
рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати).
Не допускається під час підписання документа ставити прийменник “За” чи правобічну
похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади
керівника слів “Виконуючий обов’язки” або “В. о.” здійснюється у разі заміщення
керівника за наказом (розпорядженням).
Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного
цифрового підпису згідно із законодавством.
Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-
розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або
іншого копіювання не допускається.
Розшифрування підпису у реквізитах «Підпис» (23), «Гриф затвердження»
(17), «Гриф погодження» (24) має складатися з ініціалу (ініціалів) та прізвища особи,
що підписала документ.
Розшифрування підпису в дужки не береться.

62