Page 58 - 4330

Текст документа може складатися із однієї частини (наказ без преамбули, лист-
прохання без пояснень та ін.).
У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або
раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва
виду документа, найменування установи – автора документа, дата, реєстраційний
номер, заголовок до тексту.
Текст розділяють на складові частини за виконавцями, характером дії, строками
і т. д.
Незалежно від кількості частин текст доцільно ділити на абзаци.
Тексти складних документів (довідка, доповідь, звіт, огляд, положення, правила,
статут та ін.) ділять на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Розділи повинні мати
заголовки, які розміщують з лівої частини і відділяють від тексту двома-трьома
міжрядковими інтервалами. Розділи, підрозділи, пункти, підпункти нумерують
арабськими цифрами і розділяють крапками, наприклад, позначення 3.11.5.6 означає:
розділ 3, підрозділ 11, пункт 5, підпункт 6.
«Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти –
арабськими цифрами з дужкою.
В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися
1
римськими цифрами».
Текст документа повинен бути коротким, чітким, точним, а тон і стиль –
нейтральним. Цьому сприяють правильне використання слів і термінів, раціональна
побудова словосполучень. Треба використовувати короткі фрази, уникати довільних
скорочень. Доцільно розглядати мінімум питань (як правило, одне); звертатися до
одного адресата з одного і не більше двох питань; додержувати логічної послідовності
у викладі, підкреслювати причинно-наслідкові зв`язки між його частинами;
конкретизувати необхідні положення, не перевантажуючи текст деталізацією; уникати
власних оцінок явищ і мотивування прийнятих рішень; використовувати форму
викладу від третьої особи однини («організація підтримує») або від першої особи
множини («повідомляємо»).
Доповідні і пояснювальні записки, заяви, накази, вказівки пишуть від першої
особи однини («прошу вирішити», «вважаю за необхідне», «пропоную», «наказую»,
«прошу»).
Слова у документі треба вживати в літературній формі, не допускати
багатозначності їх тлумачення, не можна використовувати діалектні, жаргонні,
застарілі слова і звороти, не бажано використовувати неологізми і професіоналізми.
Вжиті терміни не повинні потребувати додаткового тлумачення. Слова
іншомовного походження використовуються лише тоді, коли немає відповідника
українською мовою або вони здобули міжнародне визнання.
Загалом при виборі слова у тексті ділового документа насамперед ставлять дві
обов’язкові вимоги:
воно повинно бути вмотивованим (доцільним);
відповідати нормам української літературної мови.
Стрункість викладу, чіткість і логічність тексту документа досягається завдяки
правильній побудові речень, через бездоганне дотримання тих вимог, які для ділового
стилю є обов’язковими.
Текст розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля).

1
Див. Пункт 43 «Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої
влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої
влади”, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р.
№ 1242. – Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=1242-2011-
%EF
58