Page 45 - 4329

Принцип повноти полягає в такому: чим точнішим і достовірнішим потрібний
висновок про стан системи управління, тим більше її елементів повинні бути схильні до
контролю.
Суть принципу системності полягає в тому, що при проведенні аудиту
необхідно враховувати взаємний вплив елементів системи управління.
Значення принципу централізації зводиться до того, що всі аудиторські
висновки по окремих елементах системи управління повинні надійти до одного фахівця
для складання об'єктивного і обгрунтованого загального висновку.
Принцип стандартизації свідчить, що за кожною формою контролю елементів
системи управління повинен стояти відповідний стандарт.
Принцип своєчасного використання контрольованих даних вимагає, щоб
аудиторові вчасно надавалася достовірна інформація про стан системи управління.
Статистичне спостереження може бути використане для того, щоб визначити
кількість, якість і час виконання конкретної роботи. Як правило, статистичні дані
складаються для того, щоб визначити, скільки роботи було виконано, за який період
часу і скільки при цьому було допущено помилок.
Перевага статистичного контролю полягає в тому, що відхилення від норми
можуть бути легко встановлені за допомогою простого порівняння показників. Єдина
складність при цьому полягає в необхідності обробки значних об'ємів інформації.
Статистичні дані можуть самі по собі служити підсумковим показником контрольної
діяльності, проте найчастіше вони служать інформаційною базою для ухвалення
управлінських рішенні.
Окремі аспекти функціонування системи управління організації неможливо
піддати кількісному вимірюванню. В цьому випадку єдиним способом здійснення
контролю є особисте спостереження керівника. Перевага вказаного способу полягає в
тому, що він дає можливість отримати інформацію "з перших рук", а недолік — в тому,
що на це йде дуже багато час.
В окремих випадках дієвим інструментом адміністративного контролю можуть
служити доповіді співробітників і нижчестоячих керівників. Доповіді можуть бути
інформативними (містять тільки фактичну інформацію без коментарів) або
аналітичними (містять аналіз зібраної інформації).
Якщо в доповідях міститься інформація про відхилення від встановлених
стандартів, то такі доповіді називаються доповідями по відхиленнях від норми.
За способом формалізації доповіді можуть бути усними, письмовими,
електронними. Усні доповіді характеризуються високим ступенем оперативності і
застосовуються в тих випадках, коли необхідно повідомити або про повсякденні
малозначні події, або про несподівано виниклі серйозні відхилення. Письмові доповіді
доцільно застосовувати для здійснення рутинного контролю протягом тривалого
періоду часу. Електронна форма доповіді застосовується у випадках, коли
контролююча і контрольована особа знаходяться на значній відстані один від одного.
Обов'язок складання доповіді зазвичай покладається на керівника робочої групи
або іншого структурного підрозділу. У системі адміністративного менеджменту часто
застосовуються формалізовані системи контролю, коли чітко розроблені методика
складання доповіді і порядок передачі його вищестоящому керівництву.
Будь-яка доповідь повинна містити інформацію:
• про ідентифікацію, час виникнення і ступеня виявленого відхилення від норми;
• про можливі причини виникнення відхилення;
• про аналіз наслідків відхилення;
• про рекомендації по усуненню відхилення.
Разом з доповідями важливу роль в системі оперативного контролю організації
грають наради. Наради дозволяють уникнути зайвих витрат робочого часу на складання
об'ємних письмових звітів і надають керівникові групи можливість швидко отримати

45