Page 43 - 4329

• встановлення стандартів стану і функціонування керованої системи;
• оцінка поточного стану системи, що управляє, і процесів, що відбуваються в
ній, на предмет виявлення можливих відхилень;
• усунення виявлених відхилень, тобто приведення системи, що управляє, в стан,
відповідний встановленим стандартам.
Розглянемо вище перелічені елементи адміністративного контролю детальніше.
Стандарти стану і функціонування системи управління розробляються в
процесі організаційної регламентації і є основними критеріями адміністративного
контролю.
Розробка організаційних (адміністративних) стандартів включає два основні
етапи:
1) визначення способів оцінки встановлених критеріїв і розробка оцінних шкал;
2) розрахунок трудомісткості адміністративного контролю, тобто визначення
об'єму роботи, яка повинна бути виконана для здійснення контрольних вимірів.
Виходячи з того, що суцільний контроль адміністративної діяльності є достатньо
трудомісткий процес, керівництво організації, як правило, використовує в своїй
діяльності вибіркові методи здійснення контрольної діяльності.
У системі вибіркового контролю зазвичай застосовуються такі показники, як:
• кількість виконаних операцій;
• швидкість виконання конкретних операцій;
• кількість обробленої документації;
• витрати робочого часу;
• якість управлінської праці (число помилок);
• економічна або соціально-психологічна ефективність управлінської праці.
У системі адміністративного контролю особливо важливо правильно розробити
методи кількісної оцінки контрольованих показників.
Достатньо легко можна оцінити значення тих показників, які виражені в якому-
небудь єдиному еквіваленті, наприклад, кількість обробленої документації або
швидкість виконання управлінських операцій (час, що витрачається на ухвалення і
реалізацію управлінських рішень).
Об'єктивні труднощі виникають в процесі оцінки якісних показників, таких як
психологічна обстановка в колективі або рівень іміджу керівника і організації в цілому.
Для визначення значень таких показників зазвичай застосовують методи експертних
оцінок.
Оцінка поточного стану системи управління організації включає збір
необхідної інформації, а також її узагальнення, обробку і аналіз.
Для збору і узагальнення інформації, необхідної для здійснення
адміністративного контролю, в організації створюються спеціальні системи
спостереження. Вказані системи підрозділяються на два основні види: візуальні і
автоматизовані.
Збір даних здійснюється за допомогою встановлення в ході виконання операції
або процесу стратегічних контрольних крапок, в яких і здійснюється вимір
контрольованих показників. Кількість і схема розташування таких крапок визначаються
трудомісткістю і складністю операції або процесу, що є об'єктами адміністративного
контролю.
Для деяких видів робіт така оцінка здійснюється досить просто. Хронометраж
конкретних процесів дозволяє з достатнім ступенем точність визначити кількість часу,
що витрачається на виконання конкретної роботи. Наприклад, оцінити продуктивність
роботи оператора персонального комп'ютера можна відповідно до кількості ударів по
клавішах протягом робочого дня. Крім того, можна вивести абсолютні або відносні
показники кількості помилок і відмов в роботі протягом певного часу.

43