Page 231 - Володимир Пахомов

Виклад справи треба будувати коротко, чітко, без зайвих уточнень.
Лаконізм досягається за рахунок детальнопродуманого переліку головних
і другорядних питань, які вимагають короткої і конкретної відповіді.
Встановлено, що короткі фрази легше сприймаються на слух, ніж довгі
(ведення надто довгих службових розмов – це прояв безцеремонності та
неповаги до тих, хто також чекає телефонної розмови).
Розмова по телефону не повинна перетворюватись у монолог: слід
передавати інформацію частинами, по можливості частіше робити паузи.

Ініціатива закінчення розмови належить звичайно тому, хто зате-
лефонував; якщо співбесідник значно старший за віком, службовим ста-
новищем або жінка, слід дати можливість закінчити розмову їм.
У службових телефонних розмовах, звичайно, обмежуються корот-
кими фразами ввічливості, однак вони необхідні (добрий день, дякую,
прошу, до побачення).
Довідки телефоном дають чітко, по-діловому, але спокійно, ввічливо,
повно.

16.16 Ділові засідання (наради)

16.16.1 Поняття про наради
Колективне розв’язання поставлених завдань вчить працівників під-
ходити до проблеми широко, дивитись на явище очима інших, підвищує
індивідуальну і колективну відповідальність за рішення та їх реалізацію.
Перевагою ділової наради – у порівнянні з багатьма іншими метода-
ми управління – є й те, що тут, як правило, присутні майже всі майбутні
виконавці таких рішень, які приймаються. При колективному обговоренні
всіх учасників інформують водночас. І вони можуть тут же висловити
свою думку, вирішити спірні питання негайно.
Однак, не можна перетворювати ділові наради на універсальний засіб
розв’язання всіх питань. Ділова нарада – це робота колективного розуму,
і його шкода витрачати на дрібниці.
Оптимальна кількість учасників наради – 10-12 чоловік.
Регламент наради визначається її учасниками, на розв’язання най-
складнішого питання виділяють не більше 40 хвилин.
Найважливішим у проведенні наради є її результат – рішення, яке го-
тується або заздалегідь обраною комісією, або головуючий підбиває під-
сумки та формулює рішення.

16.16.2 Види нарад

Класифікація нарад ще повністю не розроблена, проте найчастіше
виділяють такі:
Інформаційні (їх звуть директивними або інструктивними), на яких
учасників знайомлять з новими завданнями, положеннями, постановами

206