Page 87 - 4330

12. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ ТА ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Питання документообігу і обліку його обсягу не знаходили широкого
висвітлення в науково-методичній літературі ні в радянському, ні в суто українському
діловодстві. До цієї теми зверталися лише окремі автори, нерідко по-різному
трактуючи складові документообігу. Обсяг документообігу у радянський час
вираховувався за різними методиками.
У «Примірній інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних
органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих
органах виконавчої влади» від 17 жовтня 1997 р. № 1153 документообіг практично не
згадувався, хоч його складові розглядалися окремо у декількох розділах і підрозділах.
Відрадно, що у «Типовій інструкції з діловодства у центральних органах
виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах
виконавчої влади» від 30 листопада 2011 р. N 1242 (надалі позначатимемо Типова
інструкція з діловодства або ТІ) появився окремий третій розділ «Організація
документообігу та виконання документів», який охоплює 9 непронумерованих
підрозділів з пунктами з 140 по 228 (89 пунктів з 295 усієї Типової інструкції з
діловодства) і в якому визначено вимоги щодо організації документообігу та
виконання документів, зокрема запропоновано шляхи раціоналізації документообігу в
установі та порядок обліку обсягу документообігу. Означено етапи документообігу:
приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до установи;
попередній розгляд документів; реєстрація документів; організація передачі документів
та їх виконання; організація контролю за виконанням документів; порядок
опрацювання та надсилання вихідних документів.

Вимоги щодо раціоналізації документообігу
Підрозділ (умовно) 1. «Вимоги щодо раціоналізації документообігу» третього
розділу «Організація документообігу та виконання документів» Типової інструкції
містить пункти (надалі п. або пп.) з 140 по 144.
Згадаймо, що за ДСТУ 2732:2004, документообіг – рух службових документів в
установі від дати їхнього створення чи одержання до дати завершення виконання або
надсилання
Майже тотожне визначення документообігу, подане у Типовій інструкції, п. 140:
«Документообіг установи — це проходження документів в установі з моменту їх
створення або одержання до завершення виконання або відправлення».
Варто наголосити, що документи незалежно від способу фіксації та
відтворення інформації проходять і опрацьовуються в установі на єдиних
організаційних та правових засадах організації документообігу [ТІ, п. 140].

1. Що передбачає ефективна організація документообігу
Ефективна організація документообігу передбачає:
1) проходження документів в установі найкоротшим шляхом;
2) скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи
(наприклад, під час погодження);
3) одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під
час роботи з ними;
4) централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами
в одному місці;
5) раціональне розташування в установі структурних підрозділів і робочих місць
[ТІ, п. 141].

87