Page 88 - 4330

2. Чим регламентується порядок документообігу?
Порядок документообігу регламентується:
інструкцією установи,
регламентами роботи установи,
положеннями про структурні підрозділи,
посадовими інструкціями [ТІ, п. 142].

3. Чим визначаються особливості організації електронного документообігу?
Особливості організації електронного документообігу визначаються інструкцією
установи з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу
юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що
функціонують в установі.
У разі впровадження в установі системи автоматизації діловодства або системи
електронного документообігу служба діловодства разом із структурним підрозділом,
що відповідає за автоматизацію, розробляє регламенти роботи з документами в
електронній формі [ТІ, п. 143].
Організація документообігу у разі застосування засобів автоматизації
діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способу
опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства [ТІ, п.
144].

Облік обсягу документообігу

1. Що таке обсяг документообігу?
За ДСТУ 2732:2004, обсяг документообігу – сумарна кількість вхідних
документів і створених установою за певний період. Дещо ширше це поняття
оприлюднює Типова інструкція у пункті 145: обсяг документообігу установи — це
сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в установі (внутрішніх, вихідних)
документів за певний період (квартал, рік).

2. Як здійснюється підрахунок кількості документів?
Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в
місцях їх реєстрації [ТІ, п. 146].

3. Що береться за одиницю обліку обсягу документообігу?
За одиницю обліку береться документ [ТІ, п. 146].

4. Як підраховуються розмножені примірники?
Розмножені примірники, опрацьовані службою діловодства, підраховуються
окремо на основі прийнятої в установі системи обліку документів.
Облік документів може здійснюватися як за установою в цілому, так і за
кожним структурним підрозділом, за групою документів.
Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.
Результати обліку документів узагальнюються службою діловодства і подаються
керівництву установи для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами [ТІ,
п. 146].
Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в табличній формі
(додаток 9 до Типової інструкції) [ТІ, п. 147].

88