Page 92 - 4330

15. Як передаються до установи електронні носії інформації?
Електронні носії інформації обов’язково передаються до установи із
супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки
супровідний лист [ТІ, п. 154].

16. Яка здійснюється перевірка у разі надходження документів, надісланих
телефаксом?
У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна
кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а
також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в
повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і
про це обов’язково інформують відправника [ТІ, п. 155].

Попередній розгляд документів

1. Які документи підлягають попередньому розгляду в службі діловодства?
Документи, адресовані керівникам установи, а також такі, в яких не зазначено
конкретну посадову особу або структурний підрозділ як адресат, підлягають
попередньому розгляду в службі діловодства [ТІ, п. 156].

2. Яка мета попереднього розгляду документів?
Метою попереднього розгляду документів є виокремлення таких, що
потребують обов’язкового розгляду керівником установи, його заступниками або
структурними підрозділами [ТІ, п. 157].

3. Які документи підлягають обов’язковому розгляду керівником установи?
Обов’язковому розгляду керівником установи підлягають акти органів
державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих
посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України,
Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, крім того,
кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня; рішення органів місцевого
самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних
питань діяльності установи і потребують вирішення безпосередньо керівником.
Інші документи передаються заступникам керівника або структурним
підрозділам (виконавцям) відповідно до їх функціональних обов’язків [ТІ, п. 157].

4. Коли повинен здійснюватися попередній розгляд документів?
Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або
в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого
дня, у вихідні та святкові неробочі дні [ТІ, п. 158].

5. Які документи розглядаються негайно?
Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються
негайно [ТІ, п. 158].

6. Що враховується під час попереднього розгляду документів?
Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження
суб’єктів розгляду кореспонденції, передбачені у положеннях (статутах) про установу
та у положеннях про структурні підрозділи, розпорядчих документах про розподіл
обов’язків між керівником установи та його заступниками, посадових інструкціях, а

92