Page 91 - 4330

10. У яких випадках зберігаються і додаються до документів конверти?
Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за
конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання
документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено
невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні
ярлики рекомендованих конвертів і пакетів [ТІ, п. 151].

11. У яких випадках документ не реєструється і відправникові надсилається
письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном?
У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих
аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання
(відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо) документ не
реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється
про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням
дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит,
підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит [ТІ, п. 151].

12. У яких випадках при отриманні вхідної кореспонденції служба
діловодства складає акт у двох примірниках. Куди направляються ці акти?
У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта,
упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається
акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший —
зберігається у службі діловодства [ТІ, п. 151].

13. Що повинна робити служба діловодства з вхідними документами,
надісланими не за адресою?
Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду
[ТІ, п. 152].

14. За якими правилами реєструються факт і дата надходження документа
до установи?
Відмітка про надходження документа до установи проставляється від руки або
за допомогою штампа, автоматичного нумератора на лицьовому полі у правому кутку
нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного
реквізиту є скорочене найменування установи — одержувача документа, реєстраційний
індекс, дата (у разі потреби — година і хвилини) надходження документа. У разі
застосування автоматизованої системи реєстрації зазначена інформація наноситься за
допомогою штрих-коду.
Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 150 Типової
інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах
(упакуваннях).
У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом
відмітка ставиться на супровідному листі.
У разі коли установа — автор документа подає службі діловодства документ
разом з його копією, на копії документа, що повертається установі — авторові,
реєстраційний штамп не проставляється [ТІ, п. 82].
Факт і дата надходження документа до установи обов’язково фіксуються за
правилами, зазначеними в пункті 82 Типової інструкції [ТІ, п. 153].

91