Page 84 - 4330

Документи до засідань колегіальних органів

1. З якою метою проводяться підготовка та оформлення документів до
засідань колегіальних органів?
Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів
проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положеннями про ці
колегіальні органи [ТІ, п. 129].

2. Коли проводяться засідання колегіальних органів?
Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів
їх роботи та у разі потреби [ТІ, п. 130].

3. Які вимоги до складання і виконання плану роботи колегіального
органу?
У плані роботи колегіального органу зазначаються питання, що повинні
розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали (ініціал імені) доповідача та
найменування структурного підрозділу апарату колегіального органу, який готує
документи для розгляду питання колегіальним органом, строк подання документів.
Проект плану роботи колегіального органу складається секретарем цього органу
або іншою посадовою особою, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує
організацію роботи цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.
Керівники структурних підрозділів апарату колегіального органу завчасно
подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони
вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка з
обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегіального органу.
Затверджений колегіальним органом план роботи доводиться до відома членів
колегіального органу і керівників структурних підрозділів його апарату. Додаткові
питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за
рішенням його голови. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка
відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу,
інформує всіх членів колегіального органу та відповідальних виконавців про внесені до
плану зміни [ТІ, п. 130].

4. Коли і які документи повинні подаватися на розгляд колегіального
органу?
Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні
подаватися не пізніше ніж за п’ять днів до засідання, а у разі проведення позачергового
засідання – не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:
– доповідну записку, адресовану колегіальному органу (у разі потреби), в якій
ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;
– проект рішення (розпорядження, постанови) колегіального органу, завізований
керівниками заінтересованих структурних підрозділів його апарату, та документи до
нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками, а у разі
потреби – проект наказу;
– довідку про погодження проекту рішення (розпорядження, постанови) із
заінтересованими структурними підрозділами установи та іншими установами;
– список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу;
– інші документи, необхідні для розгляду питань [ТІ, п. 131].

84