Page 61 - 6796

 Інформаційна (директивна або інструктивна) нарада скликається для ознайомлення
учасників із новими даними, фактами, постановами тощо. Ці матеріали варто
заздалегідь роздати друкованими для ознайомлення, а на нараді обговорити їх і
прийняти конкретні рішення.
 Диспетчерські (оперативні), які мають на меті охопити всі три стадії процесу
управління – збір інформації, її переробку і прийняття рішень. Вони завершуються
повідомленням конкретних розпоряджень. Для цього використовують як
традиційні засоби зв’язку (телефон, селектор, радіо), так і новітні (комп’ютерну
мережу).
 Дискусійні, на яких кожен може висловити свої думки.

8.9 Телефонна розмова

Телефонна розмова – один із видів ділового мовлення, до того ж досить специфічний:
співрозмовники не бачать один одного, виключається передача інформації через жести, міміку
та ін. Головна перевага над іншими традиційними засобами зв’язку (листи, телеграми, факси) –
оперативність, швидкість, зручність. Мобільний і пейджинґовий зв’язок, новітні цифрові та
супутникові системи дозволяють за лічені хвилини з’єднатися з будь-яким абонентом на
планеті.
Службова телефонна розмова складається з таких компонентів:
 момент установлення зв’язку;
 виклад суті справи;
 завершальні слова, фрази – знак про закінчення розмови.
У кожній телефонній розмові чітко розмежовані комунікативні ролі співрозмовників: той,
хто телефонує, повідомляє (адресант) і той, хто приймає повідомлення (адресат, абонент), хоча
можлива й участь третьої особи – попередника (секретаря, диспетчера, оператора чи ін.), який
допомагає встановити контакт адресанта з адресатом.
Майстерність телефонної розмови полягає в тому, щоб за короткий проміжок часу
повідомити все необхідне і дістати відповідь. Запорукою успішного проведення службової
телефонної розмови є компетентність, намагання оперативно вирішити проблему. Говорити
необхідно чітко. Утруднює спілкування невміння співрозмовника висловлюватися коротко,
простими правильно побудованими реченнями.
Мобільний телефон нині є неодмінним атрибутом кожної ділової людини. Послуговуючись
ним, треба дотримуватись певних етичних норм, щоб не створювати незручностей для інших.
Звичайно традиційні правила спілкування по телефону, залишаються, але треба враховувати
специфіку мобільного зв’язку, оскільки телефон завжди у його власника. Загальне правило
користування мобільним телефоном – не створювати незручностей, не виказувати неповаги до
людей, які перебувають поруч.
Фахівці з проблем усного ділового спілкування пропонують дотримуватися таких
правил ведення телефонної розмови.

Якщо телефонуєте ви:

– насамперед привітайтеся, назвіть організацію, яку ви представляєте, а також своє прізвище,
ім'я та по батькові. Зазвичай перші слова телефонної розмови сприймаються погано, а тому
називайте своє прізвище та ім'я останнім — принаймні це буде почуто;

– якщо телефонуєте в установу чи незнайомій людині, слід запитати прізвище, ім'я та по
батькові свого співрозмовника. Можете також повідомити, з ким саме ви хотіли б поговорити;

– якщо телефонуєте у важливій справі, запитайте спочатку, чи є у вашого співрозмовника
достатньо часу для бесіди;

58