Page 122 - 6300

документи на паперовій основі, можуть облікуватися документи окремих
категорій справ (особисті, слідчі та ін.) і особливо цінні документи;

обов’язковому обліку підлягають всі листки справ для постійного зберігання.
Неописані документи облікуються за кількістю листків.

Головними обліковими документами в державному архіві є:

 книга обліку надходжень;

 книга обліку надходжень страхового фонду і фонду користування;

 список фондів;

 список фондів, які містять особливо цінні справи;

 листок фонду (для запису змін у назві фонду, облік документів, які

відображають зміни у складі та обсязі фонду);

 паспорт архіву (для відображення становлення архіву на 1 січня кожного

року).

Облік документів в архівах базується на трьох основних принципах:

централізації, динамічності, послідовності облікових документів на всіх етапах

роботи (справочинстві, у відомчих архівах, державних архівах).
Централізований облік здійснюється за допомогою облікових документів у

масштабах області, республіки, країни в цілому. Державні і відомчі архіви
заповнюють карточки фондів на кожний архівний фонд і відсилають їх

відповідним архівним управлінням – відділам. Із цих карточок, які містять дані

про кількість і склад фондів, в місцевих архівних органах створюють фондові

каталоги.

Динамічність обліку досягається за допомогою внесення змін в облікові

документи й періодичному поданні відомостей про зміни у складі та обсязі

фондів. В облікових документах постійно відображають кожне поступлення і

вибуття кожної одиниці зберігання.

Послідовність обліку досягають шляхом запровадження системи облікових

документів у справочинство. Яскравий приклад – описання справ.