Page 121 - 6300

3.2. Облік і звітність в ДІК

Звіт є важливими засобом контролю, дозволяє проаналізувати діяльність

установи в цілому і окремих відділів, виявити досягнення й недоліки. Звіт

складається після закінчення року за тією ж схемою, що і план роботи. Усі

показники звіту фіксують у співвідношенні з плановими завданнями.

Облік документів – комплекс заходів, що забезпечують фіксацію наявності

документів та отримання відомостей про їхній склад, обсяг і рух в одиницях

обліку.

Облік в бібліотеці ділиться на облік читачів та облік літератури.

Одиницею обліку читачів є особа, яка зареєстрована в карточці реєстрації

читача або у формулярі читача. Для встановлення кількості читачів ведуть

єдину реєстраційну картотеку читачів.

Одиницею обліку відвідувачів є прихід читача в бібліотеку для

ознайомлення з документами із фонду, реєстрація в контрольному листку,

формулярі читача або іншому документі, запровадженому в бібліотеці.

Загальна кількість відвідувань підраховується і заноситься в «Журнал обліку

читачів, відвідувань і видачі документів».

Облік видачі різних документів необхідний для співвідношення наявності і

використання бібліотечного фонду і дозволяють дати обґрунтовану оцінку

якісного складу фонду, його відповідності інформаційним потребам читачів.

Облік видачі і облік фонду повинні бути однакові, тобто їх потрібно вести

за одними і тими ж видами документів.

Облік архівних документів допомагає їх зберігати, здійснювати контроль

за наявністю документів і забезпечувати їх пошук.

Облік документів допомагає у визначенні їх кількості у встановлених

одиницях обліку і відображення їх кількості в облікових документах.

Обліку підлягають всі документи, які зберігалися в архіві (оброблені,

неописані, непрофільні для даного фонду, копії документів страхового фонду).

Крім установлених одиниць обліку в архівах, які зберігають традиційні