Page 123 - 6300

На кожний фонд в архіві ведуть справу фонду, яка містить документи з
історії фондостворювача і фонду, акти (прийому, передачі документів,

перевірку їх наявності), методичні посібники про упорядкування фонду.
Облік музейних фондів – це встановлення точних відомостей і предметного

опису всіх пам'яток, що перебувають у музеї. Облікування музейних пам'яток
необхідне для того, щоб систематизувати ці пам'ятки та згрупувати їх за

чіткими критеріями.

Облік музейних цінностей відбувається у три етапи: первинна реєстрація

(прийняття на баланс), інвентаризація та каталогізація.

Первинна реєстрація – це прийом та ідентифікація нових пам'яток, котрі

надходять у музей шляхом археологічних розкопок, подарунків меценатів,

придбання на аукціоні, передачі органами внутрішніх справ та прикордонного

митного контролю тощо.

Передача пам'ятки на довічне зберігання у музей документально

оформляється: складається спеціальний акт прийняття, в якому фіксується чітка

експертна (мистецтвознавча) характеристика пам'ятки та подаються відомості

про особливості її надходження в музей.

Нова пам'ятка передається у відділ опрацювання нових надходжень, де на

неї складається інвентарна картка, або так званий паспорт пам'ятки. Цей

паспорт містить вичерпну експертну інформацію про наукову чи мистецьку

вартість цієї пам'ятки, умови чи історію її віднайдення та загалом зовнішній

опис експоната. Текстова частина інвентарної картки експоната обов'язково

доповнюється графічними схемами, обмірами та фотографіями конкретної

пам'ятки.

Інформацію з інвентарної картки вносять також у спеціальну «Книгу

надходжень» або в локальну комп'ютерну базу інвентаризаційних даних музею.

Запис повинен містити назву пам'ятки та опис її зовнішніх ознак (для створених

людиною предметів при цьому обов'язково вказується матеріал, з якого

виготовлено цей предмет, та відомості про техніку його створення), час та