Page 85 - Володимир Пахомов

осіб та іншу інформацію, що аргументує ав-
торську оцінку явища і потребує прийняття
рішення. Друга частина, як правило, містить
висновки, пропозиції, рекомендації, рішення
розпорядження, накази та ін. Текст документа
може складатися із однієї частини (наказ без
преамбули, лист-прохання без пояснень та
ін.).
Якщо підставою для створення документа є
інші документи, то на них має бути посилання
у тексті або робиться приписка із зазначен-
ням назви виду (у називному відмінку), дати
і номера, заголовка до тексту документа, на
який посилаються.
Текст розділяють на складові частини за
виконавцями, характером дії, строками і т.д.
Незалежно від кількості частин текст доцільно ділити на абзаци.
Тексти складних документів (довідки, до-
повіді, звіти, огляди, положення, правила,
статути та ін.) ділять на розділи, підрозді-
ли, пункти, підпункти. Розділи повинні мати
заголовки, які розміщують з лівої частини і
відділяють від тексту двома-трьома міжрядко-
вими інтервалами. Розділи, підрозділи, пунк-
ти, підпункти нумерують арабськими цифрами і
розділяють крапками, наприклад, позначення
3.11.5 означає: розділ 3, підрозділ 11,
пункт 5.
Текст документа повинен бути коротким,
чітким, точним, а тон і стиль – нейтральним.
Цьому сприяють правильне використання слів і
термінів, раціональна побудова словосполу-
чень. Треба використовувати короткі фрази,
уникати довільних скорочень. Доцільно розг-
лядати мінімум питань (як правило, одне);
звертатися до одного адресата з двох і не
більше питань; оформляти відповідну кіль-
кість простих (одноаспектних) документів;
додержувати логічної послідовності у викла-
ді, підкреслювати причинно-наслідкові
зв`язки між його частинами; конкретизувати
необхідні положення, не перевантажуючи текст
подробицями; уникати власних оцінок явищ і
мотивування прийнятих рішень; розподіляти
текст на частини і нумерувати їх; використо-
вувати форму викладу від третьої особи одни-

79