Page 80 - Володимир Пахомов

в організації видають понад 200 документів цього виду. Назва виду доку-
мента розташовується зліва або посередині сторінки.
11) Дата. Документ датується днем його підписання або затверджен-
ня (за винятком документів колегіальних органів, що датуються днем, ко-
ли відбулася документована подія). Дату підпису документа ставлять у
лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведе-
ному для цього місці.
Якщо документ складений не на бланку, його дату ставлять поряд з
підписом зліва. Елементи дати повинні наводитися в одному рядку трьома
парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік (05.01.99).
Допускається при оформленні дати спочатку зазначати рік, потім місяць і
день місяця (99.01.05). У фінансових документах застосовується буквен-
но-цифровий спосіб оформлення дат (5 січня 1999 року).
12) Індекс. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідко-
во-інформаційний пошук документа, його збереження та контроль вико-
нання. Індекс документа складається з трьох пар арабських цифр, де пер-
ша пара – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номе-
нклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер за журналом обліку.
Наприклад: вхідний номер № 04-12/96; 04 – шифр структурного під-
розділу; 12 – номер справи, де зберігається копія вихідного документа; 96
– реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів
та канцелярії.
13) Посилання на індекс та дату вхідного документа. Цей реквізит
охоплює дату й індекс, вказані у документі організацією, що уклала або
видала документ, на який дається відповідь. Наприклад:
на № 10-28/36 від 19.09.99

14) Місце складання або видання. Цей реквізит містить назву міста
чи іншого населеного пункту, де видається розпорядчий, організаційний
чи колегіальний документ. Розташовується у верхній частині сторінки
зліва.
15) Гриф обмеження доступу до документа. Розташовується з пра-
вого боку вверху під кодом форми документа. Гриф може формулюва-
тись: “Таємно”; “Цілком таємно”; “Конфіденційно”; “Для службового ко-
ристування”; “Не для друку”; “КТ” (комерційна таємниця).
16) Адресат. Документ адресується до організації, структурного під-
розділу, службової чи приватної особи. Адресуючи документи приватній
особі, можна вказувати лише прізвище. Якщо документ адресовано керів-
никові організації, то назва організації входить до складу назви посади
адресата.
Назви установи й підрозділу подаються у називному відмінку, поса-
да й прізвище – у давальному. У деяких випадках дозволяється узагаль-
нене значення адресата:
Керівникам підприємств
Директорам шкіл

74