Page 39 - 4934

Одним із найважливіших засобів формалізації передачі відомостей є
використання стандартних форм (бланків), в які заноситься інформація. В багатьох
організаціях доповненням до форм звітності є різні види бланків, форми особистих

анкет, бланки заяв і офіційних листів.
Обмеження формальної системи обміну інформацією:

- не задовольняє повністю потреб організації — неможливо
формалізувати все, що проходить в організації.
- формальний обмін інформацією часто не може виразити

реальні потреби організації через свою повільність і негнучкість.
Неформальна передача інформації

Неформальна передача інформації — це в деякій мірі незаконні всередині
організації розмови та чутки. Вони охоплюють будь-яку інформацію поза
офіційними каналами.

Неформальна передача інформації будує свої головні канали на основі
соціальних груп, які визначаються структурою організації. Часте спілкування і

ототожнення себе з організацією є одночасно причиною і наслідком структури
соціальних груп, які забезпечують засоби для ефективної передачі інформації.

Внутрішні та зовнішні канали обміну інформацією
Урядові установи повинні підтримувати постійний потік інформації не тільки
між своїми штатними співробітниками, а й іншими установами, організаціями і

населенням.
При використанні внутрішніх і зовнішніх каналів обміну інформація інколи

накладається одна на другу, що викликає ряд адміністративно-управлінських
проблем.

2.4. КОМУНІКАЦІЇ В УПРАВЛІННІ

„Комунікації – це процес передачі
інформації, а інформація – це цілеспрямовані знання.”

NN

Практично неможливо переоцінити важливість комунікацій в управлінні. Все,

що робить керівник для досягнення цілей, потребує безперервного обміну
інформації. Якщо люди не обмінюються інформацією, вони не зможуть працювати

разом.
Однак, будь-які комунікації – це дуже складні процеси, які складаються із
взаємопов'язаних кроків. Кожний такий крок дуже важливий, для того щоб зробити

37