Page 59 - 4601
P. 59
ЕТАП ГРУПУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ
аналіз структури документообігу на нафтогазовидобувному
підприємстві;
групування документів підприємства за ознакою документаційного
забезпечення управління;
групування документів за підрозділами згідно з організаційною
структурою підприємства та їх аналіз;
групування документів підприємства для виявлення «сезонності» їх
надходження та аналіз;
ЕТАП ПРОЕКТУВАННЯ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТООБІГУ
оптимізація взаємодії підрозділів нафтогазовидобувного підприємства
відповідно до наявної моделі документообігу;
дослідження організаційної структури підприємства щодо руху
вхідних, вихідних та внутрішніх документів;
укладання та опрацювання картки-анкети зв’язків всіх підрозділів,
включених до кожного з видів спроектованої структури організаційних
взаємодій;
аналіз ефективності зв’язків за кожним з видів спроектованої
організаційної структури;
підсумкова оцінка розроблених заходів і аналіз можливості їх
реалізації;
Після цього необхідно виявити підпорядкованість підрозділів чи
виконавців та розмежувати їх функції за видами виконуваних робіт і на цій
основі сформувати модель документообігу на підприємстві. Скориставшись
організаційною структурою нафтогазовидобувного підприємства слід
скласти схему взаємодії всіх виробничих і управлінських підрозділів з
підрозділами, відповідальними за документообіг на підприємстві. Після
цього необхідно показати схему руху документів між підрозділами.
58