Page 55 - 4601

Документообіг здійснюють у виді потоку документів між трьома
основними рівнями на підприємстві: пунктами технічного опрацювання

документів на підприємстві (секретар керівника, канцелярія, експедиція
архів); рівнем, на якому здійснюють розгляд і затвердження документів

(керівники підприємства та підрозділів); рівнем, на якому здійснюють аналіз
інформації (спеціалісти та кваліфіковані працівники).

Зовнішній контур проходження документа – це схема проходження

вхідних документів, які надходять на підприємство із зовнішнього

середовища. Це можуть бути розпорядження вищих органів, накази,

постанови, листи від партнерів і замовників та ін. Одержані документи

реєструються і надходять на виконання.

Внутрішній контур проходження документа – це схема проходження

документів, які створюється всередині організації. Саме на внутрішньому

контурі проходження документа часто виникає його «версійність» -

існування документа у різних версіях.

Сучасні нафтогазові компанії є великими територіально розподіленими

структурами. Це зумовлює великий обсяг, складність та інтенсивність руху

управлінських, фінансових і технічних документів, оскільки витрати великих

компанії на паперовий документообіг продовжують зростати [30].

Тому першим кроком на шляху вдосконалення документообігу

нафтогазовидобувних підприємств повинен стати аналіз його офісної

інфраструктури та формування пропозиції по його оптимізації, які базуються

на перевірених організаційних і технологічних рішеннях. Величезний обсяг

паперового документообігу в нафтогазових компаніях нерідко є чинником,

що уповільнює ухвалення рішень, а отже, що знижує ефективність усього

виробничого процесу.

54