Page 60 - 4601

На другому етапі слід здійснити аналіз структури документообігу
нафтогазовидобувного підприємства. Виконується групування документів за

ознакою документаційного забезпечення: внутрішні документи; для
виявлення динаміки в русі документів – виявляють темпи зростання вхідних,

вихідних та внутрішніх документів за певний період; за підрозділами – для
виявлення, які з підрозділів найбільше завантажують документообіг;

виконання аналізу документів за категоріями.

На третьому етапі виконують проектування системи документообігу

нафтогазовидобувного підприємства.

Сформувавши алгоритм проведення аналізу, доцільно визначити

критерії, яким повинен відповідати раціональний документообіг

нафтогазовидобувних підприємств:

 термін перебування документів у кожному підрозділі повинен бути

мінімальним;

 рух документів повинен мати мінімальну кількість повернень на

попередні етапи;

 документи повинні спрямовуватись виконавцям у відповідності з їх

обов’язками, щоб уникнути дублювання операцій;

 документ повинен проходити через оптимальну кількість виконавців та

підрозділів, які є користувачами відповідної інформації або опрацьовують

документ;

 документообіг повинен спрощувати облікову роботу на підприємстві;

 різноманітні операції для опрацювання документа слід виконувати

паралельно, щоб скоротити час його перебування у сфері діловодства і

підвищити оперативність виконання управлінських рішень.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОПЕРЕВІРКИ

1. Що розуміють під поняттям «діловодство» ?

59