Page 108 - 4601

Залежно від змісту та призначення пояснювальні записки поділяють на
2 групи: записки, що супроводжують основний документ (план, звіт) і

пояснюють зміст його окремих положень. Їх оформляють на загальних або
спеціальних бланках установи машинописним способом. Склад реквізитів

такий самий, як і в доповідній записці; записки з приводу якихось випадків та
ситуацій, що склалися з провин та поведінки окремих працівників тощо.

Текст таких пояснювальних записок має бути переконливим і має містити

неспростовні докази. Оформляють їх на чистому аркуші паперу від руки.

Викладення тексту може бути прямим, тобто коли він містить у

визначеній послідовності вступ, доказову частину та висновки, та зворотним

– коли доказова частина стоїть після висновків.

Пояснювальну записку використовують для пояснення ситуації, що

склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, у деяких

випадках – за ініціативою підлеглого.

Доповідна записка – це службовий документ, адресований керівникові

даної чи вищої організації, в якому автор інформує про ситуацію, що

склалася, про події та факти, що мали місце, про виконану роботу, а також

наводить свої висновки та пропозиції.

Доповідні записки можуть готуватися як із власної ініціативи, так і за

вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки –

спонукати керівника до прийняття конкретного рішення. Тому текст

доповідної записки чітко поділяється на 2 частини: в першій – констатуючій

(описовій) – наводять факти або описують ситуацію, а в другій – викладають

пропозиції, прохання. Доповідні записки, в яких керівника інформують про

хід робіт, подають регулярно.

Доповідні записки з основних питань діяльності підприємства

зберігаються 5 років.

Оформлення цих документів залежить від адресата. Внутрішні

доповідні записки (що подаються керівникові структурного підрозділу або

підприємства) оформляють на чистому аркуші паперу від руки. Зовнішні

107