Page 107 - 4601

 дата (проставляють дату підписання);

 індекс (проставляють у день підписання);

 місце складання чи видання;

 адресат (не зазначають, якщо в тексті вказано, куди подаватиметься

видана довідка);

 заголовок до тексту (зазначається у разі потреби);

 текст;

 позначка про наявність додатків (у разі потреби);

 підпис (якщо довідка має фінансово-матеріальний характер і виходить

за межі підприємства, то її підписують керівник підприємства і головний

бухгалтер);

 позначка про виконавця (оформляють у разі потреби).

Довідки інформаційного характеру відображають індивідуальні

ситуації. Їх складають у відповідь на запити і подають у визначений термін.

Довідки, які направляють за межі установ, оформляють на загальних

бланках, а ті, що подають у межах установ, – на чистих аркушах паперу

формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту).

Якщо довідка не виходить за межі підприємства, то в разі потреби,

зазначають реквізит 8 (назва структурного підрозділу).

Заголовок до тексту довідки може містити відомості про час (дату), на

який припадають наведені в ній факти.

У довідці необхідно об’єктивно відображати стан справ, тому її

складанню мають передувати ретельне збирання й перевірка повідомлень,

зіставлення та аналіз добутих даних. У довідці можуть наводитись таблиці і

додатки.

У деяких випадках довідку можуть підписувати особи, що склали її й

повністю відповідають за викладені в ній факти

Пояснювальна записка – це службовий документ, в якому

пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту,

проекту) чи причини якихось подій, фактів тощо.

106