Page 103 - 4601

Протокол – це службовий документ із записом ходу обговорення
питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших

засіданнях колегіальних органів.
За обсягом фіксованих даних протоколи можна поділити на 3 групи:

1. Стислі, у тексті яких записано лише ухвали.
2. Повні, у тексті яких, крім ухвал, стисло записують виступи

доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3. Стенографічні, де усі виступи записують дослівно.

Протоколи ведуть посадові особи (секретарі, діловоди) або вибрані на

засіданні секретаріати чи секретарі. Протоколи складають на основі

рукописних, стенографічних, магнітофонних записів зроблених під час

засідання. Крім того, при оформленні протоколу використовують надані до

засідання матеріали: тексти, тези доповідей та виступів, довідки, проекти

рішень тощо. Протокол повинен відрізнятись повнотою і точністю

викладення виступів і ходу зборів. У протоколі необхідно відображати усі

висловлені в процесі обговорення думки, точки зору і заяви, а також всі

прийняті рішення. Порядок підготовки та оформлення протокольної

документації зображено на рис. 2.1.

Протокол містить такі реквізити:

 найменування структурного підрозділу;

 назва виду документа;

 коди;

 дата;

 індекс;

 грифи затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню);

 заголовок;

 текст;

 підписи голови і секретаря.

102