Page 113 - 4601

Гарантійні листи підтверджують керівник і головний бухгалтер
підприємства (організації, установи).

Ініціативні листи – це службові листи, що спонукають адресата дати
відповідь адресантові. Тематика ініціативних листів необмежена. Залежно від

викладеного в листі, відповідь може бути позитивною чи негативною. У разі
негативної відповіді (відмови) дається обґрунтування.

Ініціативні листи можуть направлятися від імені керівника, керівництва

чи трудового колективу.

Листи-відповіді – це такі службові листи, в яких дають відповіді на

ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в

листах-відповідях відповідають на кожне із них, незалежно від того, яка

відповідь – позитивна чи негативна. Текст таких документів має бути чітким,

конкретним, у разі відмови – обґрунтованим.

Рекомендаційні листи – видаються при клопотанні про посаду,

влаштуванні на нову відповідальну роботу, подання на здобуття гранту. Такі

листи подають ті, хто добре знає особу, її професійні та людські якості, коло

зацікавлень, наукові праці і має певний авторитет та визнання у своїй галузі.

Текст службового листа, як правило, складається з двох логічно

пов’язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають

факти, події, обставини, документи, дати нормативних чи інструктивних

матеріалів. В останній частині тексту листа викладають його головну мету у

формі пропозиції, відмови, гарантії тощо.

Залежно від призначення службового листа та від того, на чому його

автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розташування логічних

частин тексту може бути різний.

Службові листи з нескладних питань, що були обговорені заздалегідь,

можуть містити лише основну частину.

Для більшості службових листів характерна повторюваність одних і

тих самих зворотів. Починати службові листи можна такими звертаннями:

 «Шановний...!»;

112