Page 30 - 4330

12. Які ще функції виконує служба діловодства відповідно до покладених на
неї завдань?
Служба діловодства відповідно до покладених на неї завдань:
– розробляє інструкцію установи з діловодства та номенклатуру справ установи;
– здійснює реєстрацію та веде облік документів;
– організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до
передачі до архівного підрозділу або особі, відповідальній за ведення архіву установи
(далі — архів установи);
– забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними
підрозділами установи вимог інструкцій установ, регламентів та національних
стандартів;
– вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в установі та на
підприємствах, в установах, організаціях, що належать до сфери її управління;
– проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах
установи, а також на підприємствах, в установах, організаціях, що належать до сфери її
управління;
– бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної
системи діловодства в установі;
– здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в
установі;
– забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та
організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;
– проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття
управлінських рішень;
– організовує збереження документаційного фонду установи та користування
ним;
– ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників
установи з питань діловодства;
– засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом установи [ТІ,
п. 6].

13. Які функції виконують служби діловодства центральних органів
виконавчої влади ?
На служби діловодства центральних органів виконавчої влади покладається
підготовка типових інструкцій з діловодства, типових (примірних) номенклатур
справ для однорідних за характером діяльності підприємств, установ, організацій, що
належать до сфери їх управління, відомчих (галузевих) переліків документів із
зазначенням строків зберігання та погодження таких документів із центральним
органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства [ТІ, п. 7].

14. На кого покладається організація діловодства в структурних підрозділах
установ?
Організація діловодства в структурних підрозділах установ покладається на
спеціально призначену для цього особу [ТІ, п. 8].

30