Page 25 - 4330

5 ДІЛОВОДСТВО, ЙОГО СКЛАДОВІ ЧАСТИНИ, ПРИЗНАЧЕННЯ

1. Що таке діловодство?
Дисципліна, яка знайомить з теорією і практикою документування і
документаційного забезпечення діяльності установ, організацій, підприємств і т. д.
називається діловодством.
Держстандарт України 2732:2004 визначає діловодство (справочинство) як
«сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та
організування роботи зі службовими документами».

2. Які завдання діловодства як дисципліни?
Завдання діловодства як дисципліни – навчити правил складання і оформлення
документів, що трапляються найчастіше, показати роль документування і
документаційного забезпечення в управлінській діяльності.

3. Які складові діловодства?
Складовими діловодства традиційно вважаються 1) система документування,
2) система документаційного забезпечення, 3) система документації.
Враховуючи ДСТУ 2732:2004, пояснимо ці поняття.

4. Що таке система документування?
Система документування – це документування управлінської інформації
або створювання службового документа.
У свою чергу, документування управлінської інформації – це створювання
службових документів, змістом яких є управлінська інформація [ДСТУ 2732:2004]., а
створювання службового документа – складання тексту та оформлювання
службового документа [ДСТУ 2732:2004].
Отже, система документування – це, іншими словами, сукупність процесів зі
створення всіх видів документів, які відображають діяльність установи, організації або
підприємства. Документування містить всі операції, пов’язані з підготовкою,
складанням, погодженням, оформленням і виготовленням документа. Простіше,
документування – це створення документів. Воно передбачає наявність певних
визначених вимог і норм створення (складання) документів. Ці норми закріплюються
законодавчими актами, державними стандартами, інструкціями, відомчими
нормативними документами з діловодства.

5. Що таке система документаційного забезпечення?
Система документаційного забезпечення чи просто документаційне
забезпечення містить організацію роботи з виготовленими (оформленими, готовими)
документами, які створені в організації або надійшли ззовні (вхідними документами).
Система документаційного забезпечення – це "організування роботи зі
службовими документами" [ДСТУ 2732:2004]., яке, у свою чергу, означає
«організування документообігу, формування справ, зберігання службових документів
та користування ними у поточній діяльності установи» [ДСТУ 2732:2004].
Наведене вище останнє визначення доповнене Приміткою: «До організування
роботи зі службовими документами належать приймання, реєстрування, розгляд
документів, опрацьовування та надсилання вихідних документів, контроль виконання
документів, складання номенклатур і формування справ, готування справ до зберігання
та користування» [ДСТУ 2732:2004]. На наш погляд, уточнення, наведене в Примітці,
досить суттєве для практичної реалізації роботи з документами.
Отже, система документаційного забезпечення – це, іншими словами,
комплекс робіт з готовими документами, створеними даною установою і отриманими

25