Page 26 - 4330

ззовні: приймання, розподіл, реєстрація, контроль виконання, довідкова робота,
формування справ, передархівна обробка, зберігання і використання документації. У
систему документаційного забезпечення входить також процес руху документної
інформації по інстанціях.
Для розширення знань, які стосуються організування роботи зі службовими
документами, варто володіти змістом ще декількох визначень, які наведені у ДСТУ
2732:2004: документообіг; обсяг документообігу; вихідний документ; відпуск
документа; вхідний документ; реєстрування (службового) документа;
реєстраційний індекс (службового) документа; виконання документа; контроль
виконання документа; строк виконання документа; ініціативний документ;
формування справи; оформлювання справи; заголовок справи; внутрішній опис
(документів) справи; засвідчувальний напис справи; строк зберігання документів;
перелік документів зі строками зберігання; номенклатура справ; індекс справи.
Отже, за ДСТУ 2732:2004:
документообіг – рух службових документів в установі від дати їхнього
створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання;
обсяг документообігу – сумарна кількість вхідних документів і створених
установою за певний період;
вихідний документ – службовий документ, який надсилають іншій юридичній
чи фізичній особі;
відпуск документа – копія вихідного документа, що залишається в адресанта;
вхідний документ – службовий документ, що надійшов до установи;
реєстрування (службового) документа – внесення до облікових форм коротких
відомостей про службовий документ із зазначенням реєстраційного індексу і дати
реєстрування;
реєстраційний індекс (службового) документа – цифрова чи абетково-цифрова
познака, надана службовому документові під час його реєстрації;
виконання документа – вид управлінської діяльності, зміст, характер, строки
виконання та виконавці якої обумовлені документною інформацією;
контроль виконання документа – сукупність процесів, які забезпечують
своєчасне виконання документа;
строк виконання документа – строк, визначений змістом документа,
нормативно-правовим актом, організаційно-розпорядчим документом чи резолюцією;
ініціативний документ – документ, що став підставою для започаткування
розглядання якогось питання;
формування справи – групування виконаних службових документів у справу
відповідно до номенклатури справ;
оформлювання справи – комплекс процесів, спрямованих на підготовлення
справи до зберігання та користування;
заголовок справи – стислий виклад відомостей про склад і зміст документів у
справі;
внутрішній опис (документів) справи – обліковий документ, що містить
перелік заголовків до текстів документів у справі із зазначенням порядкових номерів
документів, їхніх індексів, дат, номерів аркушів;
засвідчувальний напис справи – запис, що містить відомості про кількість
аркушів, особливості їх нумерування та фізичний стан документів у справі;
строк зберігання документів – період обов'язкового зберігання документів без
обумовлення граничних календарних дат, визначений унаслідок виконання експертизи
їхньої цінності;
перелік документів зі строками зберігання – систематизований список видів
документів з нормативними вказівками щодо строків зберігання документів;

26