Page 123 - 4330

5. У кого зберігаються магнітні стрічки та цифрові носії інформації з
фонограмами засідань колегіального органу?
Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами засідань
колегіального органу зберігаються у його секретаря. На стрічці і коробці робиться
відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх
зберігання [ТІ, п. 254].

6. З чийого дозволу здійснюється видача справ у тимчасове користування
працівникам структурних підрозділів установи, іншим установам?
Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів
установи здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було
сформовано справу, іншим установам — з письмового дозволу керівника установи. На
видану справу складається картка — замінник. У картці зазначаються найменування
структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій
справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу [ТІ,
п. 255].

7. На який термін здійснюється надання справ у тимчасове користування?
Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один
місяць [ТІ, п. 256].

8. У яких випадках допускається вилучення документів із справи
постійного зберігання?
Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У
виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівника установи
з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій [ТІ, п. 257].

123