Page 119 - 4330

За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі,
наприклад: т. 1, т. 2 тощо.
У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).
Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад
і зміст документів справи.
Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань
(“різні матеріали”, “загальне листування”, “вхідна кореспонденція”, “вихідна
кореспонденція” тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів
(конструкцій).
Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування
справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна,
географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення
ознак.
Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій
послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів
у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи,
структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої
адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи
(питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний
зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на
наявність копій документів у справі (у разі потреби).
У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з
одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається
термін “справа”, наприклад: “Особова справа”, “Персональна справа”.
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані
послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “документи”, а після
нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: “Документи
(плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у
вищих навчальних закладах”.
Термін “документи” вживається також у заголовках справ, що містять
документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого
документа установи.
У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду,
зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: “Протоколи
засідань колегії Державної обласної адміністрації”.
У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і
короткий зміст документів, наприклад: “Листування з Міністерством освіти і
науки,молоді та спорту України про затвердження і зміну штатного розкладу”.
У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за
характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх
узагальнене найменування, наприклад: “Листування з органами місцевого
самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення”.
У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі
кореспонденти не зазначаються, наприклад: “Листування про організацію семінару з
підвищення кваліфікації працівників служб діловодства”.
У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається
період (місяць, квартал, півріччя, рік), у якому планується створення документів, або
період їх фактичного виконання, наприклад:
План основних організаційних заходів установи на 2012 рік;
Звіт про використання бюджетних коштів установою за 2011 рік.
Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний
заголовок справи, а потім у разі потреби – заголовок кожної справи.

119