Page 118 - 4330

4. Коли, ким, на підставі чого і із залученням кого розробляється
номенклатура справ структурного підрозділу?
Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15
листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у
структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із
залученням фахівців, які працюють в підрозділі [ТІ, п. 231].

5. Ким і на основі чого складається зведена номенклатура справ?
Зведена номенклатура справ складається службою діловодства на основі
номенклатур справ структурних підрозділів [ТІ, п. 231].

6. Ким надається методична допомога у складенні номенклатур справ?
Методична допомога у складенні номенклатур справ надається архівом
установи [ТІ, п. 231].

7. Ким і в які строки схвалюється, погоджується, затверджується зведена
номенклатура справ установи?
Зведена номенклатура справ установи схвалюється комісією установи з
проведення експертизи цінності документів (далі — експертна комісія) та погоджується
експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву один раз на п’ять років
або невідкладно у разі зміни форми власності, структури, функцій та характеру роботи
установи, після чого затверджується керівником установи [ТІ, п. 232].

8. У скількох примірниках складається зведена номенклатура справ
установи?
Зведена номенклатура справ установи складається у чотирьох примірниках, на
кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з відповідним державним
архівом. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається
у службі діловодства, другий використовується службою діловодства як робочий,
третій передається до архіву установи, для здійснення контролю за формуванням справ
у структурних підрозділах, четвертий — надсилається до державного архіву.
Структурні підрозділи установи отримують витяги з відповідних розділів
затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі [ТІ, п. 233].

9. Коли уточнюється та вводиться в дію зведена номенклатура справ?
Зведена номенклатура справ установи щороку (не пізніше грудня) уточнюється
та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року [ТІ, п. 234].

10. Які назви справ вводяться до номенклатури справ?
До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та
відображають усі ділянки роботи, яка документується в установі, зокрема справи
постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ
вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі [ТІ, п. 235].

11. Як заповнюються графи номенклатури справ?
Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.
У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного
підрозділу складається з індексу структурного підрозділу установи (за штатним
розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в
межах підрозділу. Наприклад: 05 – 10, де 05 – індекс самостійного відділу, 10 —
порядковий номер справи, або 03.2—04, де 03.2 — індекс відділу у складі управління, 04
— порядковий номер справи.

118