Page 127 - 4330

9. Який порядок підготовки до знищення документів, не віднесених до
Національного архівного фонду?
Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з
кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не
віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією
установи одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з
кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд
експертно-перевірної комісії відповідного державного архіву. Погоджені акти
затверджуються керівником установи, після чого установа має право знищити
документи [ТІ, п. 264].
Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного
архівного фонду, складається, як правило, на справи всієї установи. Якщо в акті
зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед
групою заголовків справ цього підрозділу [ТІ, п. 265].

Складення описів справ

1. Що таке опис справ?
Опис справ — архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту
одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного
фонду [ТІ, п. 266].

2. На які справи описи справ укладаються окремо?
Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10
років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) [ТІ, п. 267].

3. На які справи описи не складаються?
На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі
ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов’язково.[ТІ, п. 267].

4. Коли, за якою формою, ким і за чиєї методичної допомоги складаються
описи справ структурного підрозділу?
Описи справ структурного підрозділу установи складаються щороку за
встановленою формою (додаток 21 до Типової інструкції) посадовою особою,
відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги
архіву установи [ТІ, п. 268].
Додаток 21
до Інструкції
(пункт 268)
_________________________________________________________________
(найменування установи)
_________________________________________________________________
(найменування структурного підрозділу)

127