Page 120 - 4330

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість
документів, ввведених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки
справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі – щодо
організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування,
обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також
розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.
Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.
У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за
переліком документів із строками зберігання.
У графі 5 “Відмітка” робляться позначки про перехідні справи; про справи, що
ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування
справ; про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження
тощо [ТІ, п. 236].

12. Яким записом закривається номенклатура справ наприкінці року?
237. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом
про їх кількість [ТІ, п. 237].

Формування справ

1. Що означає поняття «формування справ»?
Формування справ — це групування виконаних документів у справи відповідно
до номенклатури справ [ТІ, п. 238].

2. Як формуються справи в установі, як правило?
Справи формуються в установі, як правило, децентралізовано, тобто в
структурних підрозділах [ТІ, п. 239].

3. Яке можливе формування справ в установах з обсягом документообігу до
10 тис. документів на рік?
В установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік можливе
формування справ у службі діловодства [ТІ, п. 239].

4. Яких загальних правил слід дотримуватися під час формування справ?
Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил:
– вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ
в номенклатурі;
– групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року,
за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ;
– вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в
установленому порядку копії документів;
– не допускати включення до справ чорнових, особистих документів,
розмножених копій та документів, що підлягають поверненню;
– окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання;
– за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30—40 міліметрів
завтовшки) [ТІ, п. 240].

5. У якому порядку документи групуються у справи?
Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку [ТІ,
п. 241].

120