Page 42 - 4287

41
почала обговорюватись у межах МРА ще раніше, причому вперше - у 1972 р. на
VII Міжнародному конгресі архівів у Москві. Вона залишається актуальною і досі,
про що свідчать матеріали кворуму, який відбувся у 2000 p. у м. Севільї (Іспанія).
Важливим напрямом є стандартизація процесів УД. Так, Міжнародною
організацією зі стандартизації (ISO) було прийнято близько 200 стандартів
(технічними комітетами ISO "Інформація та документація", "Інформаційні
технології"), що стосувалися різних питань технології роботи з документами,
зокрема з електронними, Безпосередньо УД присвячено міжнародний стандарт
ICO 15489-2001 "Інформація та документація. Управління документацією".
ICO 15489-2001 "Інформація та документація. Управління документацією" – ISO
15489-2001. "Information and documentation. Records management" (далі - ICO) чинний з 15
вересня 2001 p. Базовим для його розроблення був Національний стандарт Австралії з
управління документацією (AS 4390,1996 p.). ICO складається з двох частин:
1. Загальні принципи (управління документацією).
2. Практичне керівництво (з управління документацією).
У першій частині викладено концептуальні положення, що обґрунтовують
необхідність управління документацією, охарактеризовано ознаки середовища, в якому
здійснюється таке управління, загальні принципи політики у цій сфері, головні умови та
вимоги її реалізації, загальні засади проектування та реалізації документальних систем із
загальною схемою моделі такої системи, процеси формування та функціонування системи
УД тощо. Виклад першої частини завершується вимогами до документування процесів
УД, їх моніторингу та поопераційного перевіряння, а також змістом основних положень
щодо організації навчання фахівців з УД.
У другій частині ICO також в узагальненому викладі представлено технологію
практичної реалізації принципів, зазначених у першій частині. Суміщення та узгодженість
положень двох частин ICO показано в додатках до стандарту, виконаних у вигляді
кореляційних таблиць. Зрозуміло, що організація технологічних циклів УД (зокрема, на
операційному рівні) в різних країнах (у тому числі й діловодства в Україні) здійснюється
не однаково, існують специфічні особливості, що сформувалися історично. Це переважно
й зумовлює загальний характер рубрикації та формульованих норм ICO.
Слід відзначити, що делегатські збори Міжнародної ради архівів у своїй резолюції
з приводу XXXV засідання Міжнародної конференції Круглого столу архівів – CITRA
(Рейк'явік, 10-13 жовтня 2001 р.) рекомендували всім утворювачам документів, як
державним, так і приватним, щоб управління документацією, включаючи й електронне,
здійснювалося відповідно до положень даного ICO.
У США управління документацією виникло у 1930-1940 pp. як реакція на
процес зростання обсягів потоків службових документів. Цією проблемою став
опікуватись Національний архів США, який ще у 1934 р. розробив принципи і
методи роботи з документами для всіх федеральних відомств. В його структурі
було організовано відділ УД. Відповідно до закону 1984 р. сформовано федеральне
відомство і назвою "Національний архів та управління документацією". Зараз в
системі Національного архіву США функціонує спеціальний підрозділ,
відповідальний за вирішення питань управління документацією.
У 1950 р. в США прийнято закон про управління федеральними
документами. У 1980 р. прийнято федеральний закон "Про скорочення обсягів
роботи з документами". Зараз більшість із законодавчих актів країни пов'язана з
електронним документуванням та документообігом. Зокрема, у 2000 р. прийнято
закон "Про сприяння користуванню електронними документами та підписами у
торгівлі між штатами і зовнішній торгівлі".
У країні також створено "Асоціацію управлінців документацією та
адміністраторів" (1975 p.). Вона проводить конференції, розробляє стандарти з
профільної тематики, зокрема на форми документів, технологічні операції тощо. У