Page 46 - 4287

45
Досить часто підприємствам доводиться робити копії документів, наприклад, коли
велика ймовірність втрати оригіналу або необхідно представити один документ в різні
установи.
У яких випадках копія має юридичну силу оригіналу? Копія повинна в точності
повторювати текст і оформлення оригіналу.
Засвідчити копію документа, виданого самим підприємством, може керівник цього
підприємства або уповноважений на це співробітник, наприклад, начальник відділу кадрів
або завідувач канцелярією. Винятком є копії таких документів, як, наприклад, статут
організацій. Копія статуту засвідчується нотаріусом.
Поки немає однозначної відповіді на питання про те, чи має юридичну силу
документ, отриманий факсом. Деякі вітчизняні та зарубіжні підприємства визнають
законність телефаксного копії і приймають її до виконання. Однак, на наш погляд,
достовірність таких копій далеко не завжди можна вважати очевидною і повною.
Насправді, телефаксні повідомлення  це лише копія документа, рівноцінна копії,
виготовленої на ксероксі.
Факс доцільно використовувати для відправки та отримання документів, не
пов'язаних з виникненням для підприємства правових наслідків (інформаційних,
рекламних і т. п.).
Перелік видів і різновидів організаційно-розпорядчих документів (ОРД)
впорядковано Державним класифікатором управлінської документації. Право створення
певного виду ОРД в установі визначається законодавством та Примірною інструкцією з
діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів
Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, що затверджені
Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 [13]. У свою чергу,
порядок видання конкретних розпорядчих документів в установі регулюється
Положенням (Статутом) про установу і закріплюється в інструкції з діловодства або
іншому документі установи, що регламентує документотворчу діяльність у межах
здійснення основних функцій управління.