Page 45 - 4287

44
- довідково-інформаційні (довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні та
пояснювальні записки, доповіді, звіти, плани роботи, договори, телеграми,
телефонограми);
- з кадрових питань (заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові
картки, характеристики та ін.);
- особисті офіційні документи (пропозиції, заяви, скарги громадян,
автобіографії, розписки, доручення особисті тощо).
На організаційно-розпорядчому документі обов'язково повинен бути підпис
посадової особи (підписи, якщо документ розроблявся і видавався кількома посадовими
особами).
Наявність необхідних підписів прямо пов'язане з тим питанням, має чи не має
документ юридичну силу. Особа, що поставило підпис на документі, несе
відповідальність за його зміст.
Які документи уповноважена підписувати та чи інша посадова особа,
встановлюється внутрішніми актами підприємства (наприклад, статутами, положеннями,
наказами і т. п.). Так, від імені підприємства документи підписує його керівник. Накази і
положення, що регламентують діяльність структурних підрозділів підприємства, можуть
бути підписані керівниками цих підрозділів. З ряду окремих специфічних питань право
підпису можуть мати й інші співробітники підприємства. Вичерпне коло таких питань
необхідно відобразити в інструкції з діловодства або в інших подібних документах.
Залежно від виду документів на них може стояти один підпис або дві і більше.
Гриф «ЗАТВЕРДЖЕНО» («ЗАТВЕРДЖУЮ»)  це своєрідне підтвердження важливості та
актуальності складеного і підписаного документа, а також своєрідна санкція на дію цього
документа щодо певного кола працівників, посадових осіб, підрозділів підприємства.
Ряд документів знаходить юридичну силу тільки після того, як їх затвердять
керівники або посадові особи підприємства, до компетенції яких належить вирішення тих
чи інших питань.
Обов'язковому затвердженню підлягають:
- Статути;
- Положення про представництва, філії та структурних підрозділах
підприємства;
- Структура, штатна чисельність і штатний розклад;
- Акти перевірок, ревізій, приймання-здачі матеріальних цінностей;
- Посадові інструкції;
- Правила внутрішнього трудового розпорядку;
- Кошторису;
- Розцінки на проведення робіт і надання послуг та ін. Виходячи зі специфіки
своєї діяльності, підприємство повинно розробити перелік документів, що підлягають
затвердженню, і коло посадових осіб, які мають право затверджувати ці документи.
На більшості документів, що видаються на підприємстві, печатка не ставиться. Але
відбиток печатки обов'язково повинен бути на таких документах:
- Відображають інформацію про факти, що мають особливе юридичне
значення (про створення, реорганізації або ліквідації підприємства тощо);
- Засвідчують права підприємства або його окремих осіб (доручення);
- Фіксують факти, пов'язані з фінансовими і матеріальними цінностями.
Для таких документів печатка є юридично значимим реквізитом, тому що вони
мають юридичну силу тільки при наявності її відбитка.
Керівникам підприємства рекомендується розробити і затвердити перелік
документів, на яких обов'язково повинен бути відбиток печатки.
Якщо в документі відсутній будь-який юридично значущий реквізит, то він не має
юридичної сили і працівники підприємства мають право відмовитися виконувати приписи
цього документа.