Page 38 - 4605

– здійснення всього спектра операцій з документами, завданнями;
– довідниками, журналами, нумераторами та маршрутами при незначних
тимчасових витратах;
– можливість контекстного і атрибутивного пошуку документів;
– реєстрація документа незалежно від його формату (графічний, текстовий і т.д.)
і змісту;
– можливість доповнення користувачами списку атрибутів власними
атрибутами, які будуть більш точно відображати властивості і специфіку документів,
крім стандартних, встановлених розробниками атрибутів (таких як автор, вид, тип, дата
створення);
– технології безпаперового обігу інформації та документів дозволяють
організувати централізоване зберігання великої кількості різноманітних документів;
– можливість легко і швидко систематизувати документи організації завдяки
тому, що зберігання документів в системі організовано у вигляді ієрархічної структури;
– при створенні документа або подальшу роботу з ним, користувач може
класифікувати його за допомогою атрибутів, створювати атрибути можуть тільки
авторизовані користувачі;
– класифікація електронного архіву системи за допомогою атрибутів відповідає
стандартам діловодства і спрощує як роботу з документами, так і їх пошук в єдиній
базі;
– дозволяють захистити документи від несанкціонованого доступу, контроль
доступу до операцій над документом (перегляд, редагування, копіювання, ведення
історії документа і створення нового, контроль версій документів) залежить від прав
користувача, який для входу в систему має свій пароль [14].
Для впровадження електронного урядування необхідно доопрацювати
відповідну законодавчу та нормативну базу, що регламентує електронне урядування в
органах державної влади та органах місцевого самоврядування, в першу чергу надання
послуг в електронній формі; потребує вирішення питання правового надання юридично
значимого статусу електронним інформаційним ресурсам, які розміщуються в
інформаційно-телекомунікаційних системах органами державної влади та органами
місцевого самоврядування; необхідно визначити на законодавчому рівні порядок,
статус та гарантії надання послуг в електронній формі, встановити регламенти і
стандарти їх надання, у тому числі тих, які потребують об’єднання зусиль кількох
органів виконавчої влади [14].
Система електронного документообігу (далі – СЕД ) – це організаційно-технічна
система, що забезпечує процес створення, управління доступом і поширення
електронних документів у комп’ютерних мережах, а також забезпечує контроль за
потоками документів в організації. На цей час існує два альтернативних підходи до
автоматизації завдань документообігу в державних органах. Перший полягає у
послідовній реалізації окремих програм, що автоматизують конкретні ділянки
управління документообігу. Другий – у впровадженні платформи для реалізації
комплексної системи автоматизації документообігу та управління процесами і
створення на цій базі модулів, інтегрованих в єдиний комплекс. Перший підхід реалізує
фіксовану функціональність (реєстрація вхідних, вихідних, внутрішніх документів та
контроль за їх виконанням тощо). Прикладами таких модулів є системи автоматизації
канцелярії, засоби автоматизації контролю виконання та ін. Основна перевага даної
реалізації у відносно невисокій вартості та досить швидкому ефекті від впровадження
відповідних модулів. Програми цієї групи ідеально підходять для автоматизації
спеціалізованих робочих місць, орієнтованих на виконання однотипних операцій.
Потреби оперативного одержання і обробки великих обсягів різнопланової інформації,

38