Page 98 - 4330

16. Що означає принцип одноразовості реєстрації?
Основним принципом реєстрації документів за картковою формою є принцип
одноразовості, тобто кожен документ реєструється в установі лише один раз [ТІ,
п. 171].

17. Ким визначається і від кого, чого залежить кількість примірників
карток?
Кількість примірників карток визначається установою і залежить від рівня
централізації організації діловодства, кількості виконавців документа та кількості
картотек в установі. Як правило, роздруковуються три примірники карток: два —
розміщуються в довідковій і контрольній картотеках, один — передається виконавцю
разом із документом [ТІ, п. 171].

18. На якому папері виготовляються картки?
Картки виготовляються на щільному папері формату А5 (210 х 148 міліметрів)
або А6 (105 х 148 міліметрів) [ТІ, п. 171].

19. При яких умовах формується банк реєстраційних даних в електронному
вигляді і центральний банк реєстраційних даних?
У разі впровадження автоматизованої форми реєстрації документів формується
банк реєстраційних даних в електронному вигляді, а за наявності локальної мережі —
центральний банк реєстраційних даних. За допомогою автоматизованих реєстраційних
банків даних працівники забезпечуються інформацією про всі документи і місце їх
розташування [ТІ, п. 172].

20. У якому разі оформлюється реєстраційно-контрольна картка із
зазначенням обов’язкових реквізитів?
У разі застосування карткової або автоматизованої форми реєстрації всіх
категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-
контрольна картка (додаток 13 ТІ) із зазначенням обов’язкових реквізитів (додаток 14
ТІ) [ТІ, п. 173].

Додаток 13
до Інструкції
(пункт 173)

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

Лицьовий бік

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Автор документа Назва виду документа Строк виконання
(кореспондент)

70 мм 70 мм 70 мм
Дата та індекс надходження Дата та індекс документа

105 мм 105 мм

98