Page 94 - 4330

Реєстрація документів

1. У чому полягає реєстрація документів?
Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ
за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення,
відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного
індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про
документ [ТІ, п. 161].

2. З якою метою провадиться реєстрація документів?
Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за
виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації [ТІ, п. 161].

3. Чи залежить реєстрація документів від способу їх доставки, передачі чи
створення?
Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи
створення [ТІ, п. 161].

4. Які документи реєструються централізовано службою діловодства?
Реєстрація актів органів державної влади, органів влади Автономної Республіки
Крим та доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції
Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів
України, документів, що надійшли на розгляд керівника установи та його заступників,
розпорядчих документів, листів за підписом керівника та його заступників, протоколів і
рішень колегіальних органів проводиться централізовано службою діловодства [ТІ,
п. 162].

5. Де можуть реєструватися інші документи, що стосуються напрямів
діяльності структурних підрозділів установи?
Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів
установи, можуть реєструватися в цих структурних підрозділах [ТІ, п. 162].

6. У якому документі визначається місце реєстрації окремих груп
документів (накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу),
договори, звіти, прейскуранти тощо)?
Місце реєстрації окремих груп документів (накази (розпорядження) з кадрових
питань (особового складу), договори, звіти, прейскуранти тощо) визначається в
інструкції установи [ТІ, п. 162].

7. Чи підлягають реєстрації документи, створені в установі?
Реєстрації підлягають також документи, створені в установі (довідки, доповідні
записки, заяви тощо) [ТІ, п. 162].

8. Скільки разів реєструються документи?
Документи реєструються лише один раз: вхідні – у день надходження або не
пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані – у день
підписання або затвердження [ТІ, п. 163].
У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до
іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється [ТІ, п. 163].

94