Page 101 - 4330

Організація передачі документів та їх виконання

1. Для чого розробляються графіки передачі кореспонденції керівництву
установи і структурним підрозділам?
Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного виконання документів
служба діловодства розробляє графіки передачі кореспонденції керівництву установи і
структурним підрозділам [ТІ, п. 174].

2. Коли передаються на розгляд керівництва установи зареєстровані
документи?
Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва установи в день їх
надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий
час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно [ТІ,
п. 175].

3. Які документи відразу після реєстрації передаються керівнику установи у
теці з грифом “Невідкладно”?
Відразу після реєстрації керівнику установи у теці з грифом “Невідкладно”
передаються акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим
та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція
Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів
України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня [ТІ, п. 175].

4. Що відбувається з документами після їхнього розгляду керівництвом
установи?
Документи, розглянуті керівництвом установи, повертаються з відповідною
резолюцією службі діловодства, яка здійснює передачу документів на виконання [ТІ,
п. 176].

5. У якому порядку може бути переданий документ, виконавцями якого є
кілька структурних підрозділів?
Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, може бути
переданий виконавцям у порядку визначення їх в резолюції або одночасно у вигляді
копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.
У разі впровадження електронного документообігу співвиконавці отримують документ
в електронній формі [ТІ, п. 177].

6. Як фіксується факт передачі документів виконавцям?
Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення
відповідної відмітки в реєстраційній формі із зазначенням інформації про виконавців,
яким передано оригінал документа та його копії [ТІ, п. 178].

7. Як здійснюється передача документа з одного структурного підрозділу до
іншого?
Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в
обов’язковому порядку здійснюється через службу діловодства, в якій було
зареєстровано документ [ТІ, п. 179].

101